Slik svarer du på e-post. Regler for utforming av e-poster. Feilsøke en innsendingsknapp

I løpet av de siste tiårene har forretningskorrespondanse via e-post fått enorm popularitet og har blitt en av de viktigste måtene for forretningskommunikasjon. I dag er det vanskelig å finne noen som ikke vil bruke e-post i praksis mellom mellommenneskelig kommunikasjon. Til tross for dette lurer mange i dag: slik at alle reglene blir fulgt? Hvordan bruke et kompetent brev for å gi mottakeren et godt inntrykk av avsenderen?

Denne artikkelen beskriver reglene for forretningskorrespondanse via e-post, og de praktiske tipsene som presenteres i artikkelen vil hjelpe deg å lære riktig forretningskommunikasjon når du skriver e-post.

Mange starter dagen med å sjekke postkassen for nye meldinger. Men, til tross for utbredelsen av denne metoden for utveksling av informasjon, er det mange som ikke vet hvordan de kan bruke språket i forretningskorrespondanse på riktig måte, og akseptere e-post som en uformell måte å kommunisere på.

Takket være hastigheten på levering, letter det utvekslingen av viktige offisielle dokumenter, skjemaer, uttalelser, men her gjør folk feil når de sender brev. Det hender ofte at når du skriver en e-post når du utveksler filer, adressatene av en eller annen grunn ikke komponerer omslagsoppsatser og ikke legger inn emner, noe som kan komplisere mottakers arbeid. Hensikten med denne artikkelen er å svare på spørsmålet: hvordan sende en e-post og overholde alle reglene for virksomhetsskrevet kommunikasjon via e-post?

Når du skriver e-post, må alle oppgitte felt fylles ut

Reglene for forretningskorrespondanse per e-post forplikter avsenderen av brevet til å fylle ut alle feltene som er gitt i e-posten, for eksempel adresse og navn på mottaker og avsender av brevet. Husk å beskrive emnet som kort beskriver essensen av brevet som ble sendt. Svært ofte avhenger skjebnen til det sendte brevet og hastigheten på å løse problemet beskrevet i det av emnet som er beskrevet riktig. En bedrifts-e-post skal begynne med en hilsen - dette er et enkelt uttrykk for respekt for mottakeren er veldig viktig i korrespondanse. Etter hilsenen skulle teksten som kalles "bokstavens kropp" følge, og på slutten er det igjen en signatur, for eksempel "Med vennlig hilsen Brisov Pyotr Ivanovich."

Hilsen i forretningskorrespondanse

På dette tidspunktet er det verdt å fokusere ytterligere, ettersom en gest av respekt er veldig viktig i alle aspekter av forretningskommunikasjon. Den beste velkomstfrasen er "God ettermiddag" eller "Hei." Å gjennomføre forretningskorrespondanse per e-post begrenser avsenderen i bruken av setningene “God kveld” eller “God morgen”, siden mottakeren kan lese brevet mye senere enn mottakelsen. Det er heller ikke riktig å bruke de samtaleuttrykkene som ble brukt i hilsenen

Etter ord- eller frasehilsener, bør du kontakte mottakeren med navn og patronym, og hvis navnet er ukjent for avsenderen, kan du hoppe over dette øyeblikket. Etter at du kan gå videre til formålet med brevet.

Vedlagte filer i forretningskorrespondanse per e-post

Hvis hovedhensikten med brevet ikke bare er en skriftlig fortelling og uttalelse om essensen i saken, men også sendingen av filen, er det bedre å feste det videresendte objektet i utgangspunktet. Det hender ofte at mange avsendere, på grunn av uoppmerksomhet, etter å ha uttalt essensen i saken i brevet, glemmer å legge ved nødvendig vedlegg. Slik uaktsomhet kan ha negativ innvirkning på bedrifts omdømmet til avsenderen av forretningsbrevet.

E-postadressen må være gjenkjennelig og kortfattet

Reglene for forretningskorrespondanse per e-post forplikter avsenderen å ha et gjenkjennelig elektronisk navn, som må inneholde ekte informasjon om avsenderens navn. Offisielle brev og appeller ser ikke veldig kortfattede og dumme ut når uformelle uttrykk eller ord er angitt i e-postadressen, for eksempel e-postadressen limon_petya. Det ser veldig solid ut for en voksen. For forretningskorrespondanse er det bedre å opprette en egen e-post og observere etiketten for forretningskorrespondanse per e-post.

Bruk den raske svar (svar) -funksjonen for å svare på brev mottatt tidligere

Svar- eller svarfunksjonen (i en forkortet form ser det ut som Re :) hjelper brukeren raskt å svare på tidligere sendte meldinger fra avsenderen. Denne funksjonen har også den universelle evnen til å lese forrige korrespondanse med samtalepartneren om et gitt emne. Men reglene for forretningskorrespondanse per e-post forplikter avsenderen å gi nytt navn til emnet for forretningsbrevet, hvis essensen av diskusjonen under korrespondansen blir endret.

Før du sender et forretningsbrev, bør korrekturlesing gjøres for stavefeil og tegnsetting.

E-post forenkler utveksling av informasjon, men unnlater ikke reglene for det russiske språket under forretningskorrespondanse, da uforsiktige feil kan påvirke avsenderens autoritet. Før du sender et brev, bør du gå gjennom teksten flere ganger og sjekke den nøye for tilstedeværelsen av kontor- og tegnsettingsfeil. Mange e-postklienter har stavekontrollfunksjon, så du bør ta hensyn til ord som er understreket med en rød linje. Hvis du er i tvil om rettskrivingen, bør du søke hjelp på Internett eller sjekke stavemåten ved hjelp av en staveordbok.

Mottakerfeltet må fylles ut sist

For å unngå å sende uferdige eller uredigerte brev, må adressen til mottakeren av forretningsbrevet legges inn helt i siste øyeblikk før du sender. Denne regelen er også inkludert i det grunnleggende om e-postkommunikasjon. Det hender at når du fyller ut adressatfeltet, e-posten kan tilby en liste over tidligere brukte mottakere, her bør du også ta hensyn for ikke å feilaktig sende et forretningsbrev til en tredjepart adressat.

Strukturere et forretningsbrev

Reglene for tekststrukturering gjelder ikke bare papirmedier, men også reglene for forretningskorrespondanse per e-post. Det er ikke alltid praktisk for mottakeren å lese store mengder tekstbokstaver på skjermen. For å forenkle dette punktet, bør du bryte teksten i logisk dannede små avsnitt og unngå kompliserte setninger når du skriver teksten til forretningsbrev. Den optimale lengden på en setning i et forretningsbrev bør ikke være mer enn femten ord.

Essensen av forretningsbrevet bør være angitt på fordelene

I tillegg til det spesifiserte emnet i forretningsbrevet, bør mottakeren også være interessert i den klart formulerte første og andre setning i hovedteksten. Avsenderens oppgave er å oppgi i begynnelsen av brevet kjernen i problemet eller spørsmålet han adresserer mottakeren til. Den første setningen skal angi formålet som forretningsbrevet sendes til. Eksempel: "Vi informerer deg om at vilkårene i forpliktelsen i henhold til kontrakt nr. 45 datert 2. januar 2017" På levering av bulkmaterialer "kommer til en slutt. For å fornye kontrakten, bør du sende inn en gjentatt pakke med dokumenter. " Takket være det angitte målet har mottakeren muligheten til å fordype seg i hovedideen med et forretningsbrev. Hvis teksten på brevet er for stor, er det bedre å bruke vedleggsfunksjonen til objektet som et vedlegg i form av et tekstdokument, men samtidig legge igjen et omslagsessay som dekker forretningsbrevet med tekstfeltet. Eksempel: “Vi sender deg for gjennomgang av en elektronisk kopi av brevet til selskapet“ Mak-Stroy ”. Vi ber deg informere om avgjørelsen din om forlengelse av kontrakten nr. 45 datert 2. januar 2017 “På levering av bulkmaterialer” innen fristen som er angitt i brevet. ”

Hver e-postadresse skal besvares.

Det er negative eksempler på forretningskorrespondanse der mottakeren ignorerer forretningsbrevet av en eller annen grunn. Noen ganger kan det virkelig være tilfeller der svaret ikke kan gis på grunn av visse situasjoner, for eksempel kan betegnelsen for å løse problemet ta flere dager eller mottakeren er gjennomtenkt og ikke umiddelbart svare på spørsmålet. I dette tilfellet bør det gis en kort kommentar om dette emnet, for eksempel, “Hei, Pyotr Ivanovitsj. Jeg har mottatt brevet ditt, men i dag synes jeg det er vanskelig å svare, da jeg burde rådføre meg med den øverste ledelsen. Jeg vil rapportere problemet ditt til administrerende direktør i selskapet vårt og vil gi et offisielt svar innen slutten av uken. Respektfullt salgssjef Ivan G. Belov. "

Det er verdt å huske at hvis svaret ikke ble gitt innen tre virkedager, kan faktumet om stillhet til mottakeren av et forretningsbrev bli vurdert å ignorere og nekte å kommunisere med avsenderen.

Ved utarbeidelse av svarbrev bør besvare alle spørsmålene som stilles

Hvis brevet som er sendt til mottakeren er av avhørig art, bør du når du skriver brevet gi svar på spørsmålene i den rekkefølgen som er til stede i den mottatte teksten til forretningsbrevet. Hvis det er blitt stilt spørsmål, håper avsenderen å få konkrete svar. Når du skriver et brev, skal ikke svarene nummereres, du trenger bare å oppgi tanken i orden. For å svare på alle spørsmålene som stilles, må du først lese det mottatte forretningsbrevet flere ganger, og i tilfelle det er for mange spørsmål, er det bedre å skrive dem separat for å forhindre bestått. Hvis det er umulig å svare på noen av spørsmålene som er stilt, er det verdt å påpeke at svaret for øyeblikket av en eller annen grunn ikke kan gis.

Ikke misbruk forkortelser, emosjonell design og store bokstaver

Det er negative eksempler på forretningskorrespondanse, når avsendere fortynner det ved å bruke uformelle skilt i form av smil. Bruken av dem er populær når de kommuniserer på sosiale nettverk, men reglene for forretningskorrespondanse ønsker ikke slike manifestasjoner av følelser velkommen, siden mottakeren kanskje ikke vet sin sanne mening og tar dem for et uforståelig sett med tegnsettingsfeil.

Du bør også nekte å skrive teksten med store bokstaver. På Internett kalles et sett ord skrevet med store bokstaver "prangende fraser", og oftere har slike setninger en negativ farge. Når du leser et elektronisk forretningsbrev, kan mottakeren se på en slik skrift negativt, noe som vil påvirke oppfatningen av mening negativt. Hvis du trenger å understreke viktigheten av et øyeblikk i et forretningsbrev, er det bedre å bruke introduksjonsfraser, for eksempel "Vær oppmerksom på at du trenger å tilby en pakke med dokumenter for å utvide kontrakten senest 02/10/2017" eller "Vær oppmerksom på at dokumentene for forlengelse av kontrakten skal leveres innen 02/10/2017. ”

Ikke overfør sensitiv informasjon via e-post

For overføring av personlig eller konfidensiell informasjon er det bedre å nekte elektroniske postkasser, ettersom det er en trussel om at internettkriminelle kan avskjære informasjon for bruk til egen personlig vinning. Slik informasjon kan omfatte: telefonnummer, passord fra bankkort, personlige bankkontoer, etc. Det er viktig å huske at informasjon er lagret på postagentens server og kan bli stjålet i tilfelle hacking.

Avsenderens signatur må være på slutten av brevet.

Som nevnt tidligere, må hvert brev som sendes inneholde en spesifikk signatur. Ofte introduserer utviklere av postkasser funksjonen til signaturblokken, der du kan legge inn dataene dine om posisjon, navn og telefonnummer. Deretter vises denne blokken automatisk på slutten av hver bokstav, noe som vil forenkle skrivingen. Det er viktig å signere meldingen riktig slik at mottakeren kan kontakte kontakten korrekt når han svarer på brevet. Et eksempel på en signatur kan se slik ut: “Hilsen Petrov Nikolay Alexandrovich, +79810000000”.

Hvis du trekker konklusjoner, kan det bemerkes at du ikke trenger å lære flere og sammensatte grunnleggende for å forstå hvordan du skal føre forretningskorrespondanse per e-post. Det er bare nødvendig å overholde elementære etikettregler og overholde normene i det russiske språket.

Når vi skriver et brev til en venn eller pårørende, kan vi ignorere feil og tegnsettingstegn, forkorte ordene som ønsket, bruke slang. Hovedsaken er å forstå hva det handler om. Men hvis vi skriver til en fremmed eller ukjent person og ønsker å få svar fra ham, så bør noen regler tas i betraktning.

Kommunikasjonsregler

1. Angi alltid emnet på brevet.

Emnefeltet skal fylles ut uansett, og det er svært ønskelig at det samsvarer med innholdet i meldingen.

Hvis du for eksempel vil avtale en konsultasjon 5. mars, skriver du bare: "Registrering for en konsultasjon (05.03)".

2. Når du svarer på et brev, kan du føre en historie med korrespondanse.

Når du mottar et brev fra noen, kan du svare på det på tre måter:

Kopier avsenderadressen og skriv ham et nytt brev.
Klikk på spesialfeltet for å svare nederst i meldingen.
Bruk “Svar” -knappen.

I forretningskorrespondanse bør du svare på den tredje måten, det vil si klikke på "Svar" -knappen. Et nytt brev åpnes og gjentar det du mottok. Temaet er det samme, bare med prefikset “Re:” er originalteksten fullstendig sitert.

Dette er en vanlig form for respons, og du bør ikke endre noe i det. Du må skrive ut svaret før den siterte teksten. Dette gjøres slik at hver deltaker i samtalen når som helst kan huske hva som ble diskutert.

3. Hilsen og snakk alltid med samtalepartneren om "deg".

Enhver melding skal begynne med en hilsen. Og det er bedre hvis det er individuelt. Hvis det er aktuelt, ring personen ved navn, ellers - med navn og patronym.

Det er ønskelig å avslutte brevet med et design: Med vennlig hilsen ... (navn / etternavn eller navn / patronym).

For eksempel: Hallo, Alexey Petrovich. Send kontrakten til Ivan Mikhailovich. Med vennlig hilsen Ilya Krivosheev

4. Svar så raskt som mulig.

Jo tidligere du svarer på meldingen, jo bedre. Ideell - i flere timer. Men det er tillatt i flere dager. Jo lenger du drar med svaret, jo verre påvirker det omdømmet ditt.

Når det gjelder teksten til meldingen, bør du også veilede deg av noen regler når du skriver den.

Skriv spesifikt, men i detalj

Ikke la samtalepartøren gjette hva du hadde i tankene. Hvis problemet ikke er åpenbart, beskriver du det så detaljert som mulig: hvordan fikk du det resultatet du har, hva nøyaktig vil du oppnå og hva som kreves av samtalepartneren.

Men dette betyr ikke at du trenger å spesifisere alle detaljene i de minste detaljene. Utelat unødvendig - verdsett tiden til en annen person.

Prøv å skrive kort og til poenget

Det er ikke nødvendig å for eksempel snakke om hvordan det går med din kone, svigermor og andre pårørende.

Når det gjelder størrelsen, er det ideelt sett en "skjerm" (uten å rulle). Maksimal - tekststørrelse som passer på et A4-ark.

Bruk sunn fornuft og anstendighet

Vær høflig, oppmerksom, takk for brevene og tiden det tar.

Hva skal jeg kategorisk IKKE gjøre

1. Misbruk tegnsetting.

Ett utropstegn eller et spørsmålstegn er tilstrekkelig. Ikke dupliser dem. Ikke misbruk ellipsene.

Et eksempel på et "dårlig" brev:

2. Bruk forskjellige skrifter, størrelse og farge på bokstaver.

E-postnettsteder og programmer lar deg endre disse innstillingene. Du kan velge en uvanlig font, øke eller redusere bokstaver, farge teksten i forskjellige farger. Men i forretningskorrespondanse er dette upassende!

Det er bedre å ikke endre noe og la alt være som det er spesifisert som standard. Det eneste som er tillatt er å fremheve noen ord med fet skrift eller kursiv. Men bare om nødvendig!

Et eksempel på et "dårlig" brev:

3. Lim inn uttrykksikoner bilder.

Legg igjen morsomme og triste ansikter, blomster og hjerter for personlig korrespondanse. I forretningsbrev er det bedre å ikke bruke uttrykksikoner - verken tekst eller bilder.

Et eksempel på et "dårlig" brev:

4. Skriv inn tekst med store bokstaver.

Å skrive tekst med store bokstaver på Internett regnes som dårlig form. Dette gjelder både forretningskorrespondanse og personlig, så vel som kommunikasjon på sosiale nettverk, skype, fora og andre steder. Og dette gjelder både for hele teksten og for enkeltord.

For caps er tastaturtasten Caps Lock. Det vil si at hvis du har skrevet alle bokstavene i store, trenger du bare å klikke på den en gang og slippe den.

Skriv heller ikke bokstaver med store bokstaver “Emne” - dette er høyden av respektløshet!

Til en lapp. Å skrive ut enkeltord og all tekst med store bokstaver oppfattes som et skrik. Og skriking er aggresjon som går utover kulturell korrespondanse.

Hvis du virkelig trenger å fremheve noe i teksten, er det bedre å gjøre det med en fet eller kursiv stil.

Og det er også veldig ønskelig å unngå ordene “presserende”, “viktig” og andre som uttrykker utålmodighet i emnelinjen.

literacy

Dette bør ikke tas for strengt, men prøv å skrive riktig i brevene dine. Noen enkle tips:

Hver setning må begynne med en stor bokstav. Hold Shift-tasten inne for å skrive den.
Hver setning må ha en periode på slutten. I det russiske tastaturoppsettet er det i den nederste raden til høyre (foran Shift).
For å skrive ut et komma, holder du nede Skift og trykker på prikk-tasten.
Ikke plasser et mellomrom før komma eller periode. En plass skal være etter dem.

Og et tips til for deg som vet hvordan du bruker Word (Writer) tekstredigeringsprogram. Skriv inn brevet i dette programmet først. Hun vil understreke den røde linjen i feilen, og ved å klikke på dette ordet med høyre museknapp, kan det løses.

Kopier og lim den ferdige teksten inn i feltet for skriving. Men før du setter inn, bør du deaktivere formatering slik at den blir lagt uten dekorasjon fra Word (Writer) -programmet.

For å gjøre dette, i mail.ru-posten, klikker du på teksten "Fjern design" øverst.

I Yandex.Mail - “Deaktiver utseende” -knappen til høyre.

Etter innsetting kan designen slås på igjen.

Forrige gang delte vi reglene for å samle offisielle trykte brev, samt forskjellige etablerte etiske standarder.

Når vi begynner å snakke om forretningskorrespondanse, bør vi ta hensyn til det faktum at det de siste årene har blitt stadig mer overført til elektronisk format. Faktisk er kommunikasjonshastigheten i dag en av de viktigste egenskapene til vellykket samarbeid.

Derfor bestemte jeg meg for å trekke frem i en egen artikkel reglene for forretningskorrespondanse i elektronisk format på e-post. Og så vil vi stenge spørsmålet om forretningskorrespondanse fullstendig. Noe informasjonen i begge artiklene kan krysses, jeg vil bare at hver eneste sjekkliste skal se fullstendig og fullstendig ut.

Så oppfyll de 100 gylne reglene for e-postkorrespondanse:

Utvikle en bedriftsmal i din bedriftsidentitet og bestem selv hvilke typer og former for brev med korrespondanse - dette vil gi appellen en formalitet.
Bredden på bedriftsmalen skal være mellom 500-650 piksler.
Husk alltid at brevet ditt kan leses på en mobilenhet - optimaliser bedriftens mal i henhold til de relevante kravene.
Offisielle e-postadresser skal ikke være "kreative."
Arbeid med bedriftens e-postadresse - ingen “kisonka”, “bomberman” og andre kallenavn.
Den mest optimale adresseformen er [e-postbeskyttet]
E-postadresser som starter med [e-postbeskyttet], [e-postbeskyttet], [e-postbeskyttet], [e-postbeskyttet], [e-postbeskyttet] etc. - ikke spesielt troverdig i personlig forretningskorrespondanse.
Følg regelen "ett brev - en informasjonsmessig anledning."
Tilsvarende bør en offisiell e-post bare ha en målrettet handling.
Før du sender, må du forsikre deg om at den eksisterende e-posten tilhører personen du trenger, og ikke til en annen ansatt i mottakers firma.
Fyll alltid ut "emnelinjen".
Forsøk å sikre at emnelinjen ikke overstiger 50 tegn - på denne måten vil den helt sikkert vises fullt ut på mobile enheter.
Hensikten og emnet for brevet ditt skal allerede være synlig når du studerer "brevet av emnet."
Ikke bruk emnelinjer med ett ord ("hei", "spørsmål", "svar", "informasjon", etc.).
Fyll alltid inn forhuden.
Et offisielt brev (skjema, signatur, segl) kan sendes i skannet form fra en bedriftspostkasse.
Hvis mottakeren venter på et brev fra deg, ikke tilordne dette oppdraget til en underordnet - følg "status" for kommunikasjonen.
Velg en godt lesbar skrift (det beste alternativet for e-post er 14 pt), unngå fragmenter av tekst i liten skrift - bruk standardfonte, ikke eksperiment.
Hilsen alltid teksten med mottakeren av brevet.
I moderne praksis tillater offisiell e-postkorrespondanse bruk av ufullstendige navn, for eksempel "Hallo, Julia!" i stedet for "Hallo, Julia!" Du kan også bevege deg fra å bruke mellomnavn når du håndterer.
Adresser mottakeren av brevet med navn ikke bare under hilsenen.
Hvis det er flere mottakere, må du ikke kontakte en bestemt person, men alle: "herrer", "venner", "partnere", "kolleger", etc.
Kontroller navnet på selskapet, posisjonen og navnet på mottakeren tre ganger.
Når du kontakter mottakeren, må du bestemme kjønnet hans nøyaktig. Du trenger ikke å hengi deg til alternativet i stilen "Kjære ...".
Legg igjen uformell kommunikasjon for personlig korrespondanse.
Det er ikke overflødig å nevne i begynnelsen av brevet hvor og under hvilke omstendigheter du møtte mottakeren.
Et lett kompliment i begynnelsen av en e-post er et kraftig trekk.
Hvis mottakeren ba deg skrive et brev til ham - bare gi meg beskjed helt i begynnelsen.
Når du svarer på et brev, bruker du alternativet "Svar" slik at prefikset "Re:" vises på emnelinjen og korrespondanseloggen blir bevart.
Å skrive ord med store bokstaver i offisielle dokumenter er en taktløs handling.
Utropstegnet er fienden til offisiell forretningskorrespondanse.
Det er vanlig å henvise til en spesifikk person på "Du", hvis brevet har flere mottakere - bruk "deg".
Selv om mottakeren er din gode venn, er det ikke vanlig å vise "kjent" i offisiell korrespondanse.
Hvis brevet ditt er et svar på et annet brev, må du nevne det helt fra begynnelsen.
Når du svarer på et brev, må du alltid takke avsenderen, for eksempel: "Sergey, takk for brevet ditt."
Svar aldri med misnøye på et "misfornøyd" brev, ikke svar med aggresjon til aggresjon.
Hvis informasjonen i brevet ditt er av spesiell betydning - merk det med et spesielt "flagg".
Ingen liker å lese lange brev; Forsøk å investere i “én skjerm”; i henhold til reglene for e-postkorrespondanse i ett brev, kan hele essensen angis i 6-7 setninger.
E-posten skal være to ganger kortere i volum enn den som er skrevet på papir.
Ikke skriv i de følgende tonene - altfor selvsikre, geistlige, trygle og truende.
Hvis du skriver det første "kalde" brevet til en spesifikk person, og du ikke er kjent ennå, må du huske å gi oss beskjed hvor du har adressen til den personen.
Den klassiske strukturen i et offisielt e-postbrev har tre elementer: en kort innledende del (brevet og formålet med brevet), hoveddelen (ankenes essens og hovedidee), den endelige delen (instruksjoner, konklusjoner, forespørsler, forslag, informasjon om ønsket handling, etc. ) ..
Ingen forbyr bruk av underoverskrifter i et forretningsbrev som tydelig skisserer strukturen i brevet.
Skriv slik at avsnittet ikke overskrider 3-4 linjer.
Bruk brede marginer, ikke et veldig stort gap mellom linjer, mellom avsnitt - en tom linje.
Lengden på en linje skal være i området 60-80 tegn.
Juster bedriftens mal til midten av skjermen.
Enumerations satt i nummererte og punktliste.
I e-poster skal antall elementer i listene ligge i området 3-7 posisjoner.
Ikke bruk Internett-slang (for eksempel "God dag") og ikke dekorer brevet med uttrykksikoner.
I forretningsemails er det ikke noe sted for sjargong, folkeslang, vitser (som annen humor), aforismer, ordtak og til og med metaforer.
Forsøk å ikke bruke ord av utenlandsk opprinnelse - erstatt dem med russiske synonymer.
Vær forsiktig med akronymer og forkortelser - leseren må forstå dem.
E-post er en indikator på korthet du har. Derfor, hvis du vurderer om du vil sette komma eller en periode, bør du foretrekke perioden.
Uthev den viktige ideen om teksten med fet skrift - ikke misbruk den.
Ikke understrek ord - leseren kan forveksle dem med en lenke.
Svarbrevet oppfordrer til bruk av ordforrådet til det første brevet.
Lidelse (passiv) pantsettelse er passende bare i en veldig offisiell korrespondanse, hvis et brev i sin stil skal danne lojalitet og formidle interesse - bruk en gyldig pant (aktiv).
Når du svarer på et spesifikt brev, kan du sitere avsenderen - dette vil tillate ham å huske poengene du trenger.
Inkluder aldri sensitiv og konfidensiell informasjon i en e-post - fordi teksten din utilsiktet kan havne i hendene på "feil person."
I e-post er det vanlig å bruke tre versjoner av presentasjonen - fra spesiell til generell, fra generell til spesiell, og innsending av informasjon i kronologisk rekkefølge.
Husk at det er bedre å legge ved bilder i stedet for å bruke det på bokstaven, fordi de kan være deaktivert av mottakeren. Hvis en mal brukes, skal brevet lese godt selv når bildevisningen er deaktivert.
Nekter bakgrunnsbilder, de blokkeres ofte av e-postprogrammer.
Ikke gjør bokstaven til "Murzilka". Du trenger ikke å hengi deg til fargede skrifter.
Visuelt i utformingen av brevet skal ikke være mer enn tre primærfarger.
Minimer bruken av forskjellige grafiske spesialeffekter (skygger, glød, forløp osv.).
Bruk den kjente blåfargen til å vise og vise lenken.
Hovedkoblingene skal være på venstre side av brevet, slik at høyrehenderen, som leser brevet fra telefonen (som holder i høyre hånd), lett kan klikke på dem.
I den siste delen av e-posten er det vanlig å indikere informasjon om ytterligere handlinger.
Ikke bruk ord og uttrykk i sluttfasen som kan telles som manipulasjoner ("vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid", "på forhånd takk for svaret ditt," "vi vil vente på svarbrevet ditt," osv.).
Hvis du trenger å sende et tungvint brev med mengden tekst, er det bedre å dele det i to deler, og i teksten til den første delen, må du lage en kunngjøring som venter mottakeren i neste bokstav.
I forretnings-e-postkorrespondanse er det uønsket å bruke et postscript.
På slutten av brevet (nemlig i "signaturen") angir kontaktinformasjonen din - og oppgi data som du svarer veldig raskt uten sekretærer.
Det er uønsket å angi flere telefonnumre og e-postadresser, la bare de kontaktene du umiddelbart svarer til.
Det anbefales å starte signaturen med malen, men høflige setninger “Hilsen” eller “Med oppriktige ønsker”; alternativer i stilen "Med vennlig hilsen" er uakseptable i forretningskorrespondanse.
Å legge til bildet ditt i signaturen indikerer din åpenhet, bare plukk opp vellykkede bilder, ingen er interessert i "pass mesterverk".
Kontroller nøye teksten til brevet for feil og skrivefeil.
Det er uønsket i teksten til e-posten å indikere informasjon som kan plasseres i applikasjoner.
Hvis det er vedlegg til e-posten din, må du huske å fortelle og informere i teksten til hovedbrevet om dem hvilken informasjon som er der.
Ikke send filer uten følgebrev.
Teksten til brevet skal inneholde informasjon om hver applikasjon - en kort og forståelig forklaring.
Navnet på filen i applikasjonen skal samsvare med navnet i hovedbrevet.
Hvis vedlegget til brevet er stort i volum - ikke overbelaster mottakerens server, send en lenke til filen i meldingsfeltet.
Programmer med utvidelsen .exe (eller andre "programvareformater") trenger ikke sendes via e-post.
I henhold til reglene for forretningsetikette er det ikke vanlig å sende e-post i helger og høytider, i løpet av første halvdel av mandag, og heller ikke på ettermiddagen på fredag.
Svar på e-post raskt - i et forretningsmiljø er det vanlig å svare innen 3 timer, maksimalt - i løpet av dagen.
Svar på e-postmeldinger i sin helhet - dette viser veldig godt dine utmerkede forretningskvaliteter.
Selv om avsenderen i brevet stiller et spørsmål som gir svaret "ja" eller "nei" - i den offisielle korrespondansen er det vanlig å informere om årsaken til avgjørelsen hans.
I henhold til regler for etikette, hvis ett brev ble til korrespondanse, blir det fullført av personen som var initiativtaker til kommunikasjon.
Hvis du har en hel korrespondanse med mottakeren om forskjellige emner, svar på brevet du trenger i samsvar med en spesifikk diskusjon.
Hvis du i et brev svarer på flere spørsmål - dupliser eller sitat spørsmålet, og gi svar på det.
Forsikre deg om at du har svart på alle spørsmålene før du sender et svarbrev.
Avvis aldri i stiv form, mykgjør effekten.
Hvis du dro på ferie - sørg for å sette opp “autosvar hvis ikke tilgjengelig” i e-postprogrammet ditt; i dette tilfellet, angi i et slikt brev kontaktinformasjonen til personen som erstatter deg (forutsatt at han er autorisert til å løse de nødvendige problemene).
Forsøk å sende all nødvendig informasjon om diskusjonsemnet i ett brev; det er ikke veldig bra når mottakeren med et intervall på noen minutter ser et nytt brev fra deg som begynner med uttrykket, for eksempel: "Beklager, glemte å si ...".
Informer avsenderen om at du har mottatt brevet hans, og informer deg også når du kan forvente svaret ditt til ham - dette er en god taktikk, med en gang en samtalepartner for deg.
Ikke bruk automatisk konfigurert varsel om mottak av brevet. Fortsatt er korrespondanse en personlig sak, og brevet "Brevet ditt er mottatt, jeg vil svare i løpet av en veldig nær fremtid" snakker om en stereotyp og fullstendig blottet for spesifisitet.
I e-posten må du ikke dele andres informasjon uten henvisning til kilden.
Oppgi aldri e-postadressen til en annen person uten avtale og advarsel.
Hvis du over tid forstår eller finner ut at du har sendt et brev med unøyaktig, utdatert eller unøyaktig informasjon, kan du sende et nytt brev etter det, be om unnskyldning og gi riktig, aktuell informasjon.

Til slutt, plukk opp brevene du har mottatt fra andre mennesker (selskaper). Undersøk dem og vær oppmerksom på øyeblikkene du personlig har forårsaket forargelse. Forsøk å ikke bruke slik ujevnhet i brevene dine.

Når du publiserer denne artikkelen, kan du angi lenken til kilden. Dette er en hvitbok i elektronisk form. Hvis han vises "en-til-en" på dine vegne (firmanavn, fellesskap osv.) - tenk på hvordan han da vil danne seg et inntrykk om deg ...

Vi ønsker at de nye e-postene dine skal bidra til å skape et seriøst inntrykk og skape tillit.

Og ja, hvis firmaet ditt trenger en pakke med e-postmeldinger for offisiell korrespondanse (forespørsler, varsler, varsler osv.) - er vi klare til å forberede den for deg på høyeste og mest alvorlige nivå. De kan trygt sendes til og med presidenten.

PS! Din Studio Denis Kaplunov - vi delte "chipsene" igjen.

Innstillinger, mapper - opprett, rediger og slett

Innstillinger, filtre - automatisk distribusjon av bokstaver i mapper og beskyttelse mot spam

Legg til postkasse - motta brev fra andre postkasser, via post

Denne innstillingsdelen er utformet for å konfigurere utseendet til meldingstoppene, intern funksjonalitet når du arbeider med bokstaver og en tilleggsfunksjon når du arbeider med adresseboken.

Du kan gå inn i innstillingsdelen fra din mail.ru e-postadresse, skrive inn e-posten, klikke på "Innstillinger" -knappen i øvre høyre hjørne, ved siden av "Avslutt" -knappen, eller klikke på "Mer" -knappen og velg "Innstillinger".

Gå til seksjonen "Arbeid med bokstaver" - du kan velge fra menyen til venstre eller høyre med ikonet i form av en forseglet konvolutt.

I elementet "Listestørrelse" kan du velge antall bokstaver per side - 5, 10, 15, 25, 50, 100 eller 200 (25 bokstaver per side som standard). For å endre antall viste bokstaver på siden, klikker du på knappen med antall bokstaver (for eksempel “25 bokstaver per side”) og velger ønsket antall i rullegardinmenyen.

Et avkrysningsmerke i kolonnen “Vis begynnelsen av bokstaven” betyr at de første ordene fra meldingsteksten vil være synlige i listen over bokstaver, hvis du fjerner den, vil bare emnet for meldingen vises.

“Kompakt type bokstav” - hvis du merker av i denne ruten, vil fargede ikoner og bilder ikke være synlige i overskriftene på bokstaver.

i varslingskolonnen kan du aktivere visning av varsler om en ny melding i Google Chrome-nettleseren. Men for at disse varslene skal være synlige, må du angi nettleserinnstillingene, velge tilleggsinnstillinger, i delen "personlige data" klikker du på "Innholdsinnstillinger" -knappen. Etter det finner vi "Varsler" og velger "Tillat alle nettsteder å vise varsler." Etter alle disse handlingene skulle varsler vises på skrivebordet (jeg så virkelig ikke varslene).

Kolonnen "Inkluder innholdet i den originale bokstaven i svaret" betyr at hvis du svarer på en hvilken som helst bokstav, blir teksten til det brevet du svarer automatisk knyttet til nedenfor. En uerstattelig ting i forretningskorrespondanse (spesielt hvis denne korrespondansen varer mer enn en måned). Hvis teksten til den originale bokstaven ikke er nødvendig, fjerner du merket i boksen.

For eksempel klikket jeg på svaret, det første brevet jeg fikk. Under min signatur er teksten til forrige brev.

“Rengjør mapper” - ved å merke av i boksen “Tøm papirkurven-mappen ved avslutning”, blir alle bokstaver fra papirkurven slettet. Prinsippet for "papirkurven" i mail.ru-e-posten er det samme som for eksempel i Windows OS - alle slettede bokstaver blir plassert i "kurven", og om nødvendig kan de gjenopprettes. Hvis "Handlekurven" er tom, vil e-postmeldinger bli slettet uten mulighet for utvinning.

"Etter å ha slettet et brev" er handlingen som vil være hvis du åpner brevet og sletter det. Du kan gå til neste bokstav på listen, eller gå til listen over alle bokstaver (det vil si Innboksen, Sendt eller lignende, avhengig av hvilken bokstav du sletter).

I "Adressebok" lagres som standard alle nye adresser automatisk i adresseboken, og når du skriver et brev, kan du velge ønsket adresse fra denne boken. E-postadressen du sendte brev til, legges til adresseboken. Det hjelper mye om nødvendig.

I løpet av det siste tiåret har e-post blitt et av de mest populære virkemidlene for kommunikasjon. I dag er det ganske vanskelig å finne en person som ikke bruker e-post i sin praksis med mellommenneskelig og interkulturell kommunikasjon.

Og for de ansatte i avisen Zarya, begynner hver arbeidsdag ikke bare med å sjekke e-post, men må også kommunisere med forfatterne av elektroniske meldinger i løpet av dagen, siden det er mange brev til redaktøren. Samtidig, når de sender "festet" dokumentasjon til redaksjonen, anser mange det ikke som nødvendig å skrive en minimal tekst med en hilsen og en spesifikk forespørsel (publiser gjerne dokumentet i avisen på en slik og en slik dato). Men det daglige volumet av post i "Dawn" er stort, og det er ikke alltid nok tid å laste ned applikasjoner for å forstå formålet med brevet. Og i noen tilfeller, selv etter å ha lastet ned det festede materialet, forstår du ikke med hvilket formål det ble sendt, fordi det ikke inneholder verken navnet eller navnet på forfatteren.

Vi bringer oppmerksomhet til de elementære reglene for etikette av e-post. La oss respektere hverandre og skrive de rette bokstavene!

Redaksjonen av avisen "Dawn"

Når du sender en e-post, må du skrive en melding profesjonelt i en forretningsstil. Hva skal jeg se etter når jeg skriver en e-post til hver bruker?

Vi tilbyr deg reglene for å skrive en e-post.

Regel 1. Når du skriver en e-post, må du huske å fylle ut alle feltene (adresse og navn på avsender, adresse til mottaker, emne for brevet, selve brevet, bestående av en hilsen, hovedteksten til brevet, konklusjon og signatur).

Regel 2. Adressen og navnet på avsenderen må være gjenkjennelig.

For forretningskorrespondanse er det tilrådelig å ha en e-postadresse som inneholder ditt virkelige navn og etternavn eller forkortelse for selskapet ditt.

Regel 3. Sørg for å fylle ut kolonnen "Brevets emne."

Emnet for brevet er en spesiell forutsetning for brevet. Dens tilgjengelighet forenkler arbeidet med elektronisk korrespondanse. Brevens skjebne avhenger ofte av emnet, spesielt hvis avsenderens navn og adresse ikke forteller deg noe. Et emne er målet med brevet ditt.

Regel 4. Bruk “Re:” bare for svaret.

Vanligvis, etter å ha lest en e-post og vil svare på den, klikker du med musen på riktig knapp på skjermen, og du vil bli presentert et skjema for å sammenstille et svar der adressen til din samtalepartner, teksten til brevet hans, og også emnet til brevet hans, før som det betyr "Re:" ("Re:" er en forkortelse av det engelske ordet "Reply:" eller "Response:" og betyr "Mitt svar på:"). Hvis emnet på brevet endres, må du derfor fjerne dette symbolet.

Regel 5. Sett inn mottakeradressen sist.

For å unngå for tidlig sending, sett inn mottakeradressen bare når brevet er lagt til, bekreftet og klart til å sendes. Vær forsiktig med "svar" -knappen: sørg for at du sender et brev til det du ønsker.

Regel 6. Sørg for å skrive en hilsen, bestående av et hilsenord og navnet på mottakeren, foran hovedteksten til brevet.

En hilsen er en kort setning som brevet skal begynne med. Hilsen bærer informasjon om oppveksten til den som skriver brevet. Som en hilsen, bruk følgende kontaktskjema: “God ettermiddag, kjære (respektert) + fornavn, mellomnavn på adressen” eller “Kjære (respektert) + fornavn, mellomnavn på adressen, hei” og bare etter det fortsetter du til formålet med meldingen.

Regel 7. Strukturer brevet ditt riktig.

Siden lesing fra en skjerm er mye mer komplisert enn å lese fra papir, er det veldig viktig å strukturere e-posten din ordentlig. Bryt teksten din i logiske avsnitt, og bruk noen korte setninger i stedet for for lange setninger. Forsøk å sikre at setningene dine ikke inneholder mer enn 15-20 ord. Skill avsnitt fra hverandre ved innrykk eller en tom linje.

Regel 8. Vær kortfattet og skriv til poenget.

Hovedteksten i brevet fra første ledd skal tiltrekke leserens oppmerksomhet ikke mindre enn sitt Emne. Begynn med formålet med brevet, det skal være tydelig angitt i første setning. En e-post, i motsetning til en vanlig e-post, er designet for å overføre informasjon raskt, så prøv å ikke sende lange e-poster. Hvis du trenger å sende viktig informasjon som inneholder et stort beløp, er det bedre å komponere en kort medfølgende tekst i en e-post, og selve informasjonen bør legges ut som et vedlegg.

Regel 9. Fest vedlegget til brevet helt fra begynnelsen.

Før du begynner å skrive et brev, legger du vedlegget. Hvor mange ganger måtte jeg motta et brev, hvis formål var å videresende vedlegget, uten vedlegg ?! Og så kom et brev fra samme avsender med vedlegg. Slik uforsiktighet kan ikke påvirke virksomhetens omdømme på den beste måten.

Regel 10. Når du skriver et svarbrev, må du svare på ALLE spørsmål som er stilt til deg.

Hvis du svarer et brev til noen, så prøv å svare på alle spørsmålene som blir stilt av deg. Denne regelen virker så naturlig og forståelig, men likevel viser det seg ofte at folk ikke svarer på noen av spørsmålene som er stilt av ham - dette er en av de hyppigst brutt reglene for elektronisk korrespondanse. Stillhet i spørsmålet er veldig uetisk fra din side - fordi den andre personen trenger svaret ditt og venter på det, men ikke mottar brevet. Hvis du har et tap for å svare, så direkte og skriv. Bare la ikke være noe ubesvart.

Regel 11. Kontroller stavemåte, grammatikk og tegnsetting før du sender et brev.

Det at e-post er en rask måte å kommunisere på betyr ikke at den skal være uforsiktig. Bygg setningene dine så kompetent som mulig med tanke på stavemåte og grammatikk. Dette er viktig ikke bare fordi et analfabet brev kan ødelegge inntrykket av deg, og fordi det er veldig vanskelig å lese teksten uten komma og prikker. Og hvis programmet ditt har stavekontroll, hvorfor ikke bruke det?

Regel 12. Sørg for å svare på e-postmeldinger.

E-post er en forbindelse med andre mennesker, og litt høflighet vil aldri skade for dette. I henhold til etikettregler må e-postmeldinger besvares, og responstiden skal ikke overstige tre dager. Husk at hvis du ikke svarer på en e-post i løpet av denne perioden, er dette et eksplisitt avslag på å kommunisere.

Hvis du mottar uoppfordrede brev eller brev fra ukjente personer, kan du ikke svare på dem.

Regel 13. Ikke skriv med KAPITALFONT.

Ikke skriv all meldingstekst med store bokstaver; noen få ord fremhevet på denne måten vil bedre understreke viktigheten av dette stedet. Hvis du skriver med store bokstaver, ser det ut til at du SKREM. Dette kan forårsake irritasjon eller annen uønsket reaksjon hos leseren.

Regel 14. Del aldri konfidensiell informasjon via e-post.

Vær veldig forsiktig når du sender bankkortnummer eller annen konfidensiell informasjon i e-postteksten. Husk at e-post kan bli avlyttet og brukt til personlig vinning når du videresender. Ikke glem at e-posten du sendte, forblir for alltid i datamaskinens minne.

Regel 15. Ikke misbruk forkortelser og emosjonell design.

I forretnings-e-post, prøv å ikke bruke de såkalte emoticons (“smilende ansikter”). De er upassende i forretningskorrespondanse, spesielt siden adressaten din kanskje ikke vet meningen.

Regel 16. Sørg for å legge signaturen din på slutten av brevet.

Noen ganger kommer brev signert av Marketing, Advertising Department, som forårsaker litt forvirring. Til hvem og hvordan kontakte i et svarbrev? Det er bare “Hei”, det høres noe ansiktsløst ut. Sørg derfor for å legge signaturen din på slutten av brevet. En signatur er en liten tekstblokk lagt til på slutten av meldingene som identifiserer deg og inneholder kontaktinformasjonen din. Inkluder flere mulige måter å kontakte deg på (vanligvis er dette telefonnummer og faksnumre), samt en lenke til bedriftens nettsted.

Hvis du merker en feil, velger du tekstfragmentet og trykker på Ctrl + Enter