Как отвечать на письма почты в майле. Правила оформления электронных писем. Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка "Отправить"

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг. Главное, чтобы было понятно, о чем речь. А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

Правила общения

1 . Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2 . При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
Использовать кнопку «Ответить».

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3 . Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае - по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4 . Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально - в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее - цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале - один «экран» (без прокрутки). Максимум - размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1 . Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2 . Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3 . Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики - ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4 . Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма - это верх неуважения!

На заметку . Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик - это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижнем ряду справа (перед Shift).
Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркнет красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте - кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

В прошлый раз мы с вами поделились правилами составления деловых официальных печатных писем, а также различными устоявшимися этическими нормами.

Когда мы начинаем говорить о деловой переписке, следует обращать внимание на факт, что в последнее время она все больше переходит в электронный формат. Ведь сегодня скорость общения - один из неотъемлемых атрибутов успешного сотрудничества.

Поэтому, я решил выделить в отдельной статье правила деловой переписки именно в электронном формате посредством e-mail. И тогда вопрос деловой переписки мы закроем полностью. Чем-то информация в обеих статьях может пересекаться, мне просто хочется, чтобы каждый отдельный чек-лист выглядел полноценным и оконченным.

Итак, встречайте 100 золотых правил деловой email-переписки:

Разработайте корпоративный шаблон в своем фирменном стиле и определите для себя виды и формы писем деловой переписки - это придаст вашему обращению официальности.
Ширина корпоративного шаблона должна находиться в пределах 500-650 пикселей.
Всегда имейте ввиду, что ваше письмо может быть прочтено на мобильном устройстве - оптимизируйте свой корпоративный шаблон по соответствующим требованиям.
Официальные электронные письма не должны быть «креативными.
Поработайте над своим корпоративным email-адресом - никаких “kisonka”, “bomberman” и прочих прозвищ.
Наиболее оптимальная форма адреса - [email protected].
Почтовые адреса, начинающиеся с info@, ad@, office@, reklama@, inbox@ и т.д. - не особо вызывают доверия при личной деловой переписке.
Соблюдайте правило «одно письмо - один информационный повод».
Аналогично, официальное электронное письмо должно предусматривать только одно целевое действие.
Перед отправлением убедитесь, что существующий e-mail принадлежит нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании получателя.
Всегда заполняйте «тему письма».
Старайтесь, чтобы тема письма не превышала в объеме 50 символов - так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
Цель и предмет вашего письма уже должны просматриваться при изучении «темы письма».
Не используйте темы письма с одним словом («привет», «вопрос», «ответ», «информация» и т.д.).
Всегда заполняйте предзаголовок (preheader).
Официальное письмо (бланк, подпись, печать) можно отправить в сканированном виде с корпоративного почтового ящика.
Если получатель ждет письмо от вас, не стоит возлагать эту миссию на подчиненного - соблюдайте «статусность» общения.
Подбирайте хорошо читабельный шрифт (для электронных писем оптимальный вариант - 14 кегль), избегайте фрагментов текста в мелком шрифте - при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
В современной практике официальной email-переписки допускается использование неполных имен, например «Здравствуйте, Юля!» вместо «Здравствуйте, Юлия!». Также можно отходить от использования отчества при обращении.
Обращайтесь к получателю письма по имени не только во время приветствия.
Если получателей несколько - обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «господа», «друзья», «партнеры», «коллеги» и т.д.
Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
Неформальное общение оставьте для личной переписки.
Не лишним в начале письма будет упомянуть, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с получателем.
Легкий комплимент в начале email-письма - сильный ход.
Если получатель просил вас написать ему письмо - так и сообщите в самом начале.
Отвечая на письмо, используйте опцию «Ответить», чтобы в теме письма появилась приставка «Re:» и сохранилась история переписки.
Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах - нетактичный поступок.
Восклицательный знак - враг официальной деловой переписки.
К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», если у письма несколько получателей - используйте «вы».
Даже если получатель - ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
Если ваше письмо - ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
Когда отвечаете на письмо, всегда поблагодарите отправителя, например: «Сергей, спасибо за Ваше письмо».
Никогда не отвечайте недовольством на «недовольное» письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
Если информация в вашем письме представляет особую важность - пометьте его специальным «флажком».
Длинные письма никто не любит читать; старайтесь вложиться в «один экран»; по правилам e-mail переписки в одном письме всю суть можно изложить в 6-7 предложениях.
Электронное письмо должно быть по объему в два раза короче, чем такое же, написанное на бумаге.
Не пишите в следующих тонах - излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
Если вы пишете первое «холодное» письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас адрес этого человека.
Классическая структура официального e-mail письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.
Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами - пустую строку.
Длина одной строки должна находиться в диапазоне 60-80 символов.
Выравнивайте свой корпоративный шаблон по центру экрана.
Перечисления помещайте в нумерованные и маркированные списки.
В электронных письмах количество элементов в списках должно находиться в диапазоне 3-7 позиций.
Не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте письмо смайликами.
В деловых email-письмах нет места жаргонизмам, народному сленгу, анекдотам (как и любому другому юмору), афоризмам, пословицам и даже метафорам.
Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения - заменяйте их русскими синонимами.
Будьте осторожны с сокращениями и аббревиатурами - читатель должен их понимать.
Email-письмо - показатель вашей краткости. Поэтому, если вы размышляете, что ставить - запятую или точку, отдайте предпочтение точке.
Выделяйте важную мысль текста полужирным шрифтом - только не злоупотребляйте.
Не выделяйте слова подчеркиванием - читатель их может перепутать со ссылкой.
В ответном письме приветствуется использование лексики первого письма.
Страдательный (пассивный) залог уместен только в очень официальной переписке, если письмо по своему стилю должно формировать лояльность и передавать заинтересованность - используйте действительный залог (активный).
При ответе на конкретное письмо, можете цитировать отправителя - это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
Никогда не указывайте в электронном письме деликатную и конфиденциальную информацию - потому что ваш текст может случайно оказаться в руках «не того человека».
В email-письмах принято использовать три варианта изложения- от частного к общему, от общего к частному, и подача сведений в хронологическом порядке.
Помните, что изображения лучше прилагать, а не использовать в теле письма, так как они могут быть отключены у получателя; если используется шаблон - письмо должно хорошо читаться даже при отключенном показе изображений.
Откажитесь от фоновых изображений, они часто блокируются почтовыми программами.
Не превращайте письмо в «Мурзилку», не нужно баловаться цветными шрифтами.
Визуально в дизайне письма должно быть не больше трех основных цветов.
Сократите до минимума использование различных графических спецэффектов (тени, свечения, градиенты и т.д.).
Для отображения и показа ссылки используйте привычный синий цвет.
Основные ссылки должны быть в левой части письма, чтобы правша, читая письмо с телефона (который держит в правой руке), мог по ним легко нажать.
В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.
Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
Если вам нужно отправить громоздкое по количеству текста письмо - лучше разбейте его на две части, а в тексте первой части сделайте анонс, что ждет получателя в следующем письме.
В деловой e-mail переписке нежелательно использовать постскриптум.
В конце письма (а именно в «подписи») указывайте свою контактную информацию - и предоставляйте данные, по которым вы очень быстро отвечаете безо всяких секретарей.
Нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов, оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
Подпись желательно начинать с шаблонных, но вежливых фраз «С уважением» или «С искренними пожеланиями»; варианты в стиле «Искренне Ваш» в деловой переписке недопустимы.
Добавление в подпись своей фотографии говорит о вашей открытости, только подбирайте удачные фотографии, «паспортные шедевры» никого не интересуют.
Тщательно проверьте текст письма на ошибки и опечатки.
Нежелательно в тексте электронного письма указывать информацию, которую можно поместить в приложениях.
Если к вашему электронному письму имеются приложения - обязательно в тексте основного письма о них скажите и сообщите, какая информация там находится.
Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
В тексте письма должна быть информация о каждом приложении - краткое и понятное пояснение.
Название файла в приложении должно соответствовать его названию в основном письме.
Если приложение к письму большое по объему - не стоит перегружать сервер получателя, отправьте в поле письма ссылку на скачивание файла.
Приложения с расширением.exe (или другие «программные» форматы) по электронной почте отправлять не нужно.
По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
Отвечайте на письма быстро - в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум - в течение дня.
Отвечайте на письма развернуто - это очень хорошо показывает ваши отличные деловые качества.
Даже если в письме отправитель Вам задает вопрос, предусматривающий ответ «да» или «нет» - в официальной переписке принято сообщать причину своего решения.
По правилам этикета, если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.
Если у вас с получателем целая переписка и на разные темы - отвечайте на нужное письмо в соответствии с конкретным обсуждением.
Если в письме вы отвечаете на несколько вопросов - дублируйте или цитируйте вопрос, а потом давайте на него ответ.
Перед тем, как отправить ответное письмо, убедитесь, что вы ответили на все поставленные вопросы.
Никогда не отказывайте в жесткой форме, смягчайте эффект.
Если вы отправились в отпуск - на забудьте в своей почтовой программе настроить «автоответ при отсутствии»; при этом указывайте в таком письме контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).
Старайтесь всю необходимую информацию по теме обсуждения отправить в одном письме; это не сильно хорошо, когда с интервалом в несколько минут получатель видит от вас еще одно письмо, начинающееся с фразы, например: «Простите, забыл сказать…».
Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ - это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
Не используйте автоматически настроенное информирование о получении письма. Все-таки переписка - дело личное, а письмо «Ваше письмо получено, отвечу в самое ближайшее время» говорит о шаблонности и полностью лишено конкретики.
В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией - отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.

И последнее - поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) - подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

Желаем, чтобы ваши новые email-письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет email-писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) - мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова - поделились «фишками» мы снова.

Настройки, папки — создание, редактирование и удаление

Настройки, фильтры — автоматическое распределение писем по папкам и защита от спама

Добавить почтовый ящик — получать письма с других почтовых ящиков, через почту mail

Этот раздел настроек предназначен для настройки внешнего вида заголовков писем, внутренней функциональности при работе с письмами и дополнительная функция при работе с адресной книгой.

В раздел настроек можно войти из своей электронной почты mail.ru, входим в почту , нажимаем в правом верхнем углу «Настройки», рядом с кнопкой «Выход» или нажимаем кнопку «Еще» и выбираем «Настройки».

Переходим в раздел «Работа с письмами» — можно выбрать в меню слева или справа с иконкой в виде запечатанного конверта.

В пункте «Размер списка», можно выбрать количество писем на странице — 5, 10, 15, 25, 50, 100 или 200 (по умолчанию 25 писем на странице). Для изменения количества показываемых писем на странице кликаем по кнопке с числом писем (например, «25 писем на странице») и в выпадающем меню выбираем нужное количество.

Флажок в графе «Показывать начало письма», означает, что в списке писем будут видны первые слова из текста письма, если убрать, то будет показана только тема письма.

«Компактный вид письма» — если поставить флажок в эту графу, то цветных иконок и фото не будет видно в заголовках писем.

в графе уведомления, можно разрешить показывать оповещения о новом письме в браузере Google Chrome . Но чтобы эти оповещения были видны, необходимо войти в настройки браузера , выбрать дополнительные настройки, в разделе «личные данные» нажать кнопку «Настройка контента». После чего, находим «Оповещения» и выбираем «Разрешить всем сайтам показывать оповещения». После всех этих действий, оповещения должны показываться на рабочем столе (я правда не увидел оповещения).

Графа «Включать содержимое исходного письма в ответ» означает, что если Вы отвечаете на какое либо письмо, то автоматически снизу будет прикрепляться текст того письма, на которое Вы отвечаете. Незаменимая вещь, при деловой переписке (особенно, если эта переписка длится не один месяц). Если текст исходного письма не нужен, убираем флажок.

Для примера, я нажал ответить, на первое попавшееся письмо. Под моей подписью находится текст предыдущего письма.

«Очистка папок» — установив флажок в пункт «Очищать папку «Корзина» при выходе», соответственно все письма из «Корзины» будут удалены. Принцип «Корзины» в электронной почте mail.ru такой же, как, например, в ОС Windows — все удаленные письма помещаются в «корзину» и при необходимости их можно восстановить. Если «Корзину» очистить, то электронные письма удалятся без возможности восстановления.

«После удаления письма» — то действие, которое будет если Вы откроете письмо и удалите. Вы можете перейти в следующее письмо по списку, либо перейти к списку всех писем (то есть в папку «Входящие», «Отправленные» или тому подобное, в зависимости от того, какое письмо удаляете).

В пункте «Адресная книга», по умолчанию, все новые адреса автоматически сохраняются в адресную книгу и потом, при написании письма, можно выбирать нужный адрес из этой книги. В адресную книгу будут добавляться те адреса электронной почты, на которые Вы отправляли письма. Это очень помогает, если надо

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту.

А для работников газеты «Заря» каждый рабочий день не только начинается с проверки электронной почты, но и в течение всего дня приходиться общаться с авторами электронных сообщений, так как писем в редакцию приходит довольно много. При этом, направляя в адрес редакции «пришпиленную» документацию, многие не считают должным написать минимальный текст с приветствием и конкретной просьбой (просим опубликовать документ в газете от такого-то числа). А ведь ежедневный объем почты в «Заре» большой, и скачивать приложения для того чтобы понять цель письма, не всегда хватает времени. А в отдельных случаях, даже скачав пришпиленный материал, не понимаешь, с какой целью он прислан, потому как он не содержит ни названия, ни имени автора.

Предлагаем вашему вниманию элементарные правила этикета электронной почты. Давайте будем уважать друг друга и писать правильные письма!

Редакция газеты «Заря»

Отправляя письмо электронной почтой, необходимо профессионально написать сообщение в деловом стиле. На что же следует обратить внимание при написании электронного письма каждому пользователю?

Предлагаем вам правила написания электронного письма.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля (адрес и имя отправителя, адрес получателя, тема письма, само письмо, состоящее из приветствия, основного текста письма, заключения и подписи).

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура Вашего предприятия.

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Тема письма – это особый реквизит письма. Его наличие значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема – это цель вашего письма.

Правило 4. Используйте «Re:» только для ответа.

Обычно, прочитав электронное письмо и желая на него ответить, Вы нажимаете с помощью мышки соответствующую кнопку на экране монитора, и Вам открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма, перед которой значится «Re:» («Re:» является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:»). Поэтому если тема письма меняется, то обязательно уберите этот символ.

Правило 5. Вставляйте адрес получателя в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, вставляйте адрес получателя только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «ответить»: убедитесь, что Вы посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

Приветствие – это короткое предложение, с которого должно начинаться письмо. Приветствие несет в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адреса» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адреса, здравствуйте» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя, очень важно правильно структурировать электронное письмо. Разбивайте Ваш текст на логические абзацы и вместо чересчур длинных предложений используйте несколько коротких. Старайтесь, чтобы Ваши предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и пишите по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Электронное письмо в отличие от обычного предназначено для быстрой передачи информации, поэтому постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Присоединяйте вложение к письму в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без вложения?! И следом приходило письмо от того же отправителя с вложением. Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы.

Если Вы отвечаете кому-либо на письмо, то, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы Вам. Это правило кажется таким естественным и понятным, но, тем не менее, очень часто получается, что люди не отвечают на некоторые из заданных им вопросов – это одно из наиболее часто нарушаемых правил электронной переписки. Замалчивание вопроса очень неэтично с Вашей стороны – ведь другой человек нуждается в Вашем ответе и ждёт его, но не получает в письме. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите. Только не оставляйте ничего без ответа.

Правило 11. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек. И, если Ваша программа имеет опцию проверки орфографии, почему бы ей не воспользоваться?

Правило 12. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

Электронная почта – это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Имейте ввиду, если Вы не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока – это явный отказ от общения.

При получении незатребованных писем или писем от неизвестных людей, можно на них не отвечать.

Правило 13. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Не пишите весь текст сообщения прописным шрифтом; несколько слов, выделенных таким способом, лучше подчеркнут важность этого места. Если Вы пишете прописным шрифтом, то кажется, что Вы КРИЧИТЕ. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 14. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 15. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать так называемые смайлики («улыбающихся лиц»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что Ваш адресат может не знать их значение.

Правило 16. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Иногда приходят письма, подписанные «Отдел маркетинга, рекламы» – это вызывает некоторое замешательство. К кому и как обратиться в ответном письме? Просто, «Здравствуйте», звучит как-то безлико. Поэтому обязательно ставьте свою подпись в конце письма. Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

Если заметили ошибку, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter