Hva er primært i regnskap? Regler for utfylling av primærdokumenter. Dokumenter for regnskapsføring av banktransaksjoner

Aktivitetene til enhver virksomhet er nært knyttet til vedlikehold og behandling av primærdokumentasjon. Det er nødvendig for å rapportere, beregne skattebetalinger og ta ledelsesbeslutninger. I artikkelen skal vi se på hva det er – primærdokumentasjon i regnskap – og hvordan det behandles.

Enkle konsepter

Primærdokumentasjon i regnskap - hva er det?? Det kalles bevis på faktumet av en kommisjon reflektert på papir. For tiden er mange dokumenter kompilert i det automatiserte 1C-systemet. Behandling av primærdokumentasjon innebærer registrering og registrering av opplysninger om gjennomførte forretningstransaksjoner.

Primærregnskap er den innledende fasen av registrering av hendelser som skjer i et foretak. Forretningstransaksjoner er handlinger som involverer endringer i tilstanden til organisasjonens eiendeler eller kapital.

Behandling av primærdokumentasjon i regnskap: eksempel på diagram

Som regel betyr begrepet "arbeide med dokumentasjon" i bedrifter:

• Innhenting av primærdata.
• Forhåndsbehandling av informasjon.
• Godkjenning av ledelsen eller spesialister autorisert etter ordre fra direktøren.
• Gjentatt.
• Utføre handlinger som er nødvendige for å gjennomføre en forretningstransaksjon.

Klassifisering

Det er engangs og kumulativ primære dokumenter. Behandling Informasjonen i slike papirer har en rekke funksjoner.

Engangsdokumentasjon er ment å bekrefte en hendelse én gang. Følgelig er prosedyren for å behandle den betydelig forenklet. Kumulativ dokumentasjon brukes for en viss tid. Som regel gjenspeiler det en operasjon utført flere ganger. I dette tilfellet, når behandling av primærdokumentasjon opplysninger fra den overføres til særregistre.

Krav til vedlikehold av dokumenter

Primærdokumentasjon utarbeides under transaksjonen eller umiddelbart etter gjennomføringen.

Informasjonen reflekteres på spesielle enhetlige skjemaer. Hvis det ikke finnes godkjente skjemaer, kan virksomheten utvikle dem selvstendig.

Stadier av behandling av primær regnskapsdokumentasjon

Hver virksomhet har en ansatt med ansvar for å arbeide med primærinformasjon. Denne spesialisten må kjenne reglene, strengt overholde juridiske krav og rekkefølge av handlinger.

I etapper behandling av primærdokumentasjon er:

• Skatt. Det representerer en vurdering av transaksjonen reflektert på papir, en indikasjon på beløpene knyttet til gjennomføringen.
• Gruppering. På dette stadiet distribueres dokumenter avhengig av fellestrekk.
• Kontooppdrag. Det innebærer utpeking av debet og kreditt.
• Slukking. For å hindre tilbakebetaling på primære regnskapsdokumenter p markerer "betalt".

Feil i dokumenter

De kan oppstå av ulike årsaker. I utgangspunktet er deres utseende forårsaket av den ansattes uforsiktige holdning til arbeidet han utfører, spesialistens analfabetisme og utstyrsfeil.

Retting av dokumenter frarådes sterkt. Men i noen tilfeller er det umulig å gjøre uten feilretting. Gjorde en feil regnskapsfører på primærdokumentasjon bør fikse det slik:

• Kryss ut feil oppføring med en tynn strek slik at den er godt synlig.
• Skriv riktig informasjon over den utstrekede linjen.
• Merk av for "Korrigert til å tro".
• Angi dato for justering.
• Sett en signatur.

Bruk av korrigerende midler er ikke tillatt.

Arbeide med innkommende dokumenter

Prosessen med å behandle innkommende papirer inkluderer:

• Bestemme dokumenttype. Regnskapspapirer inneholder alltid informasjon om gjennomførte forretningstransaksjoner. Disse inkluderer for eksempel en faktura, en ordre om å motta midler, etc.
• Sjekker mottakerens detaljer. Dokumentet skal være adressert til en bestemt virksomhet eller dens ansatte. I praksis hender det at dokumenter for kjøp av materialer spesifikt utstedes til selskapet, selv om det ikke er inngått avtale med leverandøren.
• Kontroll av signaturer og seglavtrykk. Personene som signerer dokumentet må ha fullmakt til det. Hvis påtegningen av primærdokumenter ikke er innenfor den ansattes kompetanse, anses de som ugyldige. Når det gjelder frimerker, oppstår det i praksis ofte feil i de virksomhetene som har flere merker. Informasjonen på utskriften må samsvare med dokumenttypen den står på.
• Sjekke statusen til dokumenter. Hvis det oppdages skader på papirene eller mangler ark, er det nødvendig å utarbeide en rapport, som sendes en kopi til motparten.
• Kontrollerer gyldigheten av hendelsen som gjenspeiles i dokumentet. Ansatte i bedriften må bekrefte informasjon om transaksjonen. Dokumenter om aksept av verdisaker er sertifisert av lagersjefen, og vilkårene i kontrakten bekreftes av markedsføreren. I praksis er det situasjoner når en leverandør mottar en faktura på varer som selskapet ikke har mottatt.
• Fastsettelse av perioden som dokumentet gjelder. Ved behandling av primærpapirer er det viktig å ikke ta hensyn til samme informasjon to ganger.
• Definisjon av regnskapsdelen. Ved mottak av primærdokumentasjon er det nødvendig å fastslå til hvilke formål de oppgitte verdiene skal brukes. De kan fungere som anleggsmidler, materialer, immaterielle eiendeler, varer.
• Fastsettelse av registeret der
• Registrering av papir. Det utføres etter alle kontroller.

Arbeid med utgående papirer

Behandlingsprosessen for denne typen dokumentasjon er noe forskjellig fra ovenstående.

Først av alt oppretter en autorisert ansatt i bedriften et utkastversjon av det utgående dokumentet. På bakgrunn av dette utvikles et utkast til papir. Det sendes til leder for godkjenning. En annen ansatt som har riktig myndighet kan imidlertid godkjenne dokumentutkastet.

Etter sertifisering utarbeides prosjektet etter fastsatte regler og sendes til mottaker.

Dokumentflytplanlegging

Dette stadiet er nødvendig for å sikre rask mottak, sending og behandling av dokumentasjon. For riktig organisering av dokumentflyten utvikler bedriften spesielle tidsplaner. De indikerer:

• Sted og frist for behandling av primæroppgaver.
• Fullt navn og stilling til den som har utarbeidet og levert dokumentene.
• Regnskapsdokumenter laget på grunnlag av papirer.
• Tid og sted for oppbevaring av dokumentasjon.

Regnskapsregistre

De er nødvendige for registrering av primærdokumentasjon. Samtidig settes et regnskapsmerke på papirene. Det er nødvendig å forhindre gjentatt registrering av dokumenter.

Primærpapirer kan lagres i elektroniske registre. Imidlertid må selskapet på forespørsel fra offentlige etater eller motparter levere papirkopier.

Funksjoner for dokumentgjenoppretting

Forskriften inneholder foreløpig ingen klar prosedyre for restaurering av papirer. I praksis inkluderer denne prosessen følgende aktiviteter:

• Utnevnelse av en kommisjon for å undersøke årsakene til tap eller ødeleggelse av dokumenter. Om nødvendig kan lederen av virksomheten involvere rettshåndhevende instanser i prosedyren.
• Ta kontakt med en bankorganisasjon eller motparter for kopier av primærdokumenter.
• Retting av selvangivelse. Behovet for å levere oppdatert rapport skyldes at udokumenterte utgifter ikke kostnadsføres skattemessig.

I tilfelle tap av primær dokumentasjon, vil Federal Tax Service beregne beløpene for skattefradrag basert på tilgjengelige papirer. I dette tilfellet er det en mulighet for at skattemyndigheten vil iverksette straff i form av bot.

Vanlige feil i prosessen med å utarbeide primæroppgaver

Som regel begår de som er ansvarlige for vedlikehold av dokumentasjon følgende brudd:

• Fyll ut skjemaer som ikke er samlet eller godkjent av lederen av virksomheten.
• De angir ikke detaljer eller viser dem med feil.
• De godkjenner ikke dokumenter med sin signatur eller tillater ansatte som ikke har myndighet til å signere dokumenter.

Dokumentasjon som bekrefter fakta om forretningstransaksjoner er ekstremt viktig for bedriften. Designet må tilnærmes veldig nøye. Enhver feil kan føre til negative konsekvenser.

Men nesten enhver gründeraktivitet er ledsaget av en betydelig mengde forskjellig dokumentasjon. Et rimelig spørsmål blir, hva er de primære dokumentene?

Grunnleggende informasjon

Primærregnskap betyr den innledende fasen av generalisering av individuelle forretningsoperasjoner, som karakteriserer hovedprosessene i organisasjonen.

Følgende er gjenkjent som regnskapsobjekter:

• innkjøp av råvarer til produksjonsprosessen;
• kjøp av materielle ressurser og deres påfølgende utgifter;
• utgifter til produksjonsaktiviteter;
• bevegelse av produserte produkter og uferdig produksjon;
• volum av ferdige produkter;
• forsendelse og salg av produkter;
• oppgjørstransaksjoner med leverandører, kunder og kjøpere;
• rapportering til banker, grunnleggere og finansinstitusjoner;
• annen.

Alle disse operasjonene er ledsaget av dokumentasjon. Informasjon om forretningsprosesser og relaterte nyanser vises i primærdokumentasjonen.

Enkle konsepter

Definisjonen av et primærdokument er et dokument som dekker den første informasjonen om resultatene av en aktivitet.

Det primære dokumentet er skriftlig bevis på gjennomføringen av en forretningstransaksjon. Dette dokumentet er utarbeidet på tidspunktet for transaksjonen eller umiddelbart etter at den er fullført.

Det vil si at regnskapsdokumenter som bekrefter en forretningstransaksjon anses som primære. All informasjon som finnes i primærdokumenter er nødvendig for visning i regnskap.

For å akkumulere og systematisere det brukes regnskapsregistre. De inneholder data om alle forretningstransaksjoner utført i organisasjonen.

Etter en viss periode flyttes opplysninger fra regnskapsregistrene i gruppert form til regnskapet.

Hovedtypene av primærdokumenter er:

• postanvisninger;
• / etc.

Disse dokumentene inneholder informasjon om den utførte forretningstransaksjonen. I noen tilfeller klassifiseres former for primærdokumenter som strenge rapporteringsskjemaer.

Basert på type transaksjoner er den primære dokumentasjonen delt inn i papirer som står for anleggsmidler, lønn, kontanttransaksjoner, kontanter mv.

Det fortjener spesiell oppmerksomhet. Faktisk er dette dokumentet neppe primært, siden det ikke skisserer en spesifikk forretningstransaksjon, og er et vedlegg til det primære dokumentet.

Behovet for en faktura oppstår under momsinnkrevingsprosessen. Men samtidig må du presentere en faktura eller handling.

Samtidig nevner skatteloven en faktura i direkte tilknytning til primærdokumenter.

Hva er deres funksjoner

Det grunnleggende formålet med det primære dokumentet er å bekrefte den juridiske gyldigheten av den fullførte forretningstransaksjonen.

Samtidig etableres det for gjennomføring av operasjoner ansvar for enkelte utførere for de gjennomførte operasjonene.

Det primære dokumentet lagrer all nødvendig informasjon om en spesifikk forretningstransaksjon, og det faktum at dokumentet eksisterer bekrefter utførelsen av handlingen.

Det vil si at primærdokumenter lagrer data om alle forretningsaktiviteter i organisasjonen. Primærdokumentasjon lagres for å dekke bedriftens personlige behov, samt for levering til regulatoriske myndigheter.

Det er på grunnlag av primærdokumenter at regnskapet foretas. Basert på dataene som er tilgjengelige i dokumentene, opprettes finansiell og skattemessig rapportering.

Gjeldende regelverk

De grunnleggende reglene for primære regnskapsdokumenter er definert i føderal lov nr. 402 av 6. desember 2011 "On Accounting".

Men selv om bruken av noen enhetlige skjemaer ikke anses som obligatorisk, er det ingenting som hindrer bruken av dem.

Avgjørelsen i denne saken tas av lederen for den økonomiske enheten. Det er han som godkjenner skjemaene for primærdokumenter etter forslag fra regnskapsansvarlig.

På skjemaet er koden plassert i øvre høyre hjørne. Hvis en virksomhet fullføres ved hjelp av ikke et standardskjema, men ved hjelp av et uavhengig utviklet skjema, er det ikke nødvendig å registrere "koden".

I samsvar med punkt 19 i denne bestemmelsen er tilstedeværelsen av rettelser, blotting og slettinger, eller bruk av korrigerende midler i bankdokumentasjon, kontantkvitteringer/utgiftsordrer, vedlagte kvitteringer og dokumenter som erstatter dem ikke tillatt.

Hvis det oppdages en feil, kan ikke bank- og kontantdokumenter aksepteres for utførelse. De må omformuleres under hensyntagen til de grunnleggende kravene.

Det er viktig at feil utførte eller ødelagte kontantdokumenter ikke kan destrueres. De skal krysses over og deretter legges ved kasserapporten (registeret) for utstedelsesdagen.

Nyanser som dukker opp

I prosessen med å utarbeide og behandle primærdokumenter oppstår mange ulike nyanser. Blant de viktigste kan følgende nevnes:

Hva er et tosidig dokument

I noen tilfeller er det ved utarbeidelse av primærdokumentasjon tillatt å bruke et tosidig primærdokument. Dette er formen for et universelt overføringsdokument (UDD).

Video: primære dokumenter

UPD-skjemaet er en fungerende fakturaform, som er supplert med vesentlige indikatorer på primærdokumentasjonen.

"1"-statusen til UPD lar dette dokumentet erstatte ikke bare en faktura, men også et dokument eller en faktura.

Samtidig brukes UTD samtidig i beregninger for og i innregning av utgifter i prosessen med beskatning av overskudd. UPD med status "2" erstatter kun handlingen eller fakturaen.

UPD-en kombinerer elementer fra en faktura og et primærdokument som bekrefter fullføringen av en forretningstransaksjon. Lovverket forbyr ikke utstedelse av fakturaer eller følgesedler på begge sider av ett papirmedium.

Må jeg stemple den?

Segl er ikke blant de obligatoriske detaljene i primærdokumenter. Det er ingen omtale av det i artikkel 9 del 2 i føderal lov nr. 402.

Derfor er det nødvendig å sette et stempel hvis organisasjonen bruker sitt eget dokument som krever segl.

Men samtidig er det viktig å sertifisere med et segl de dokumentene der tilstedeværelsen av et segl er fastsatt ved lov. Disse inkluderer for eksempel fakturaer og.

Behovet for et segl kan også bestemmes av organisasjonens regnskapsprinsipper eller etter avtale mellom partene.

Hvem er ansvarlig for deres sikkerhet?

Artikkel 17 i den føderale loven "On Accounting" forplikter organisasjoner til å oppbevare primær dokumentasjon, regnskapsregistre og regnskap i en spesifisert periode.

I henhold til standardene for den statlige organisasjonen av arkivsaker, kan denne perioden ikke være mindre enn fem år. Under lagring må beskyttelse mot uautoriserte redigeringer sikres.

Eventuelle rettelser må være begrunnet og behørig sertifisert. Innholdet i regnskapsregistre og regnskap er en forretningshemmelighet.

For avsløring er personer som har tilgang til informasjon ansvarlige i samsvar med normene i lovgivningen i Den russiske føderasjonen. I første omgang oppbevares primære regnskapsdokumenter i lukkede skap under tilsyn av organisasjonens hovedregnskapsfører.

Forskriftsmessig behandlede dokumenter overføres for lagring til arkivet. Eieren av virksomheten er direkte ansvarlig for deres sikkerhet.

Tilstedeværelsen av primære regnskapsdokumenter er en integrert del av aktivitetene til enhver organisasjon.

Uten dem er den normale eksistensen av et foretak praktisk talt umulig. Derfor er det så viktig å kjenne til og følge prosedyren for å utarbeide og behandle primærdokumenter.

Hvert selskap må bruke standardskjemaer for å gjenspeile fakta om forretningstransaksjoner. La oss vurdere hvilke enhetlige former for primære regnskapsdokumenter som er godkjent av myndighetene. Innhold Viktige aspekter Hvilke former for primære regnskapsdokumenter brukes (liste)? Hva er holdbarheten deres...

Uten et stykke papir er du ingenting! Og med et stykke papir - en forretningsmann som driver sin virksomhet samvittighetsfullt og profesjonelt. Eller en kompetent regnskapsfører som hjelper ham. Riktig utførelse av dokumenter i regnskap er viktig både for dannelsen av regnskapsdata og for å bestemme organisasjonens skatteforpliktelser. Og hvis du vil beskytte det som er mest verdifullt, ikke behandle dokumenter mildt, og studer nøye hvilke krav de må oppfylle. Les i det minste denne artikkelen først!

Regnskapsspesialister og representanter for småbedrifter som fører regnskap på egen hånd, trenger å kjenne til de grunnleggende kravene til prosedyren for å opprette, behandle, flytte og lagre dokumenter.

1. Konseptet med et dokument

2. Typer primære regnskapsdokumenter

3. Former for primære regnskapsdokumenter

4. Godkjenning av primære regnskapsbilag

5. Obligatoriske detaljer om regnskapsdokumenter

6. Utarbeidelse av dokumenter i regnskap

7. Fullmakt til å signere primærdokumenter

8. Dokumentflytplan for regnskapsbilag

9. Journal over primærdokumenter

10. Retting av regnskapsbilag

11. Oppbevaring av regnskapsbilag

12. Ansvar for oppbevaring av primærdokumenter

Så, la oss gå i rekkefølge.

1. Konseptet med et dokument

Begrepet «dokument» er ikke opplyst i regnskapsforskriften. La oss bruke definisjonen etablert av GOST R ISO 15489-1-2007:

Dokument: identifiserbar informasjon registrert på et håndgripelig medium, opprettet, mottatt og lagret av en organisasjon eller enkeltperson som bevis ved bekreftelse av juridiske forpliktelser eller forretningsaktiviteter (klausul 3.3 i GOST).

Hvilke dokumenter er primære? Primærdokumenter er dokumenter som inneholder innledende informasjon om operasjoner og prosesser. Det er disse dokumentene som regnskapsføringer foretas på grunnlag av.

Primære regnskapsdokumenter- dette er dokumenter som dokumenterer fakta om det økonomiske livet (klausul 1 i artikkel 9 i lov nr. 402-FZ av 6. desember 2011 "Om regnskap").

Hovedkravet for deres utarbeidelse er at primærdokumenter må utarbeides når fakta om det økonomiske livet inntreffer, eller umiddelbart etter at de er fullført (hvis en slik mulighet eksisterer).

Eksempler på primærdokumenter:

• innkommende og utgående kontantordrer,
• fraktbrev (i henhold til TORG-12-skjema),
• forhåndsrapport,
• regnskaps informasjon.

2. Typer primære regnskapsdokumenter

Det er ingen harmonisk klassifisering eller gruppering av regnskapsdokumenter i noen regelverk.

Følgende typer primære regnskapsdokumenter kan skilles avhengig av:

1. samlingssteder:

• innvendig,
• utvendig,

1. Brukte dokumentskjemaer:

• unified (opprettet i henhold til skjemaer i album med enhetlige former),
• ikke-enhetlig (opprettet i henhold til skjemaer utviklet av organisasjonen uavhengig),

1. type lagringsmedium:

• papir,
• elektronisk,

1. informasjonsmengde:

• hoved,
• sammendrag,

1. type eiendeler og gjeld, regnskapsområder:

• om regnskapsføring av anleggsmidler,
• på lagerregnskap,
• regnskap for periodisering og utbetaling av lønn,
• for regnskapsføring av kontanttransaksjoner,
• andre er like.

3. Former for primære regnskapsdokumenter

Utarbeidelse av dokumenter i regnskap innebærer bruk av både selvstendig utviklede og enhetlige skjemaer. Siden 2013 er bruken av de fleste enhetlige skjemaer ikke obligatorisk.

Alle former for primærdokumenter godkjennes av organisasjonens leder. For tiden Følgende typer enhetlige skjemaer må brukes:

1. om regnskapsføring av kontanttransaksjoner (Resolusjon fra Statens statistikkkomité datert 18. august 1998 nr. 88, Direktiv fra Bank of Russia datert 11. mars 2014 nr. 3210-U),
2. om regnskapsføring av arbeid og betaling av det (vedtak fra Statens statistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1),
3. om regnskap for godstransporttjenester (Regjeringsdekret nr. 272 ​​datert 15. april 2011, charter for ulike transportformer).

Betalingsordren har også et standardskjema, alle feltene er oss.

Når du fyller ut enhetlige skjemaer, fylles alle oppgitte linjer (kolonner) ut. Hvis noen indikatorer mangler, plasseres en strek i dem.

Eksempel 1.

Leverandøren har levert materialet, levert TORG-12 og en faktura, hvor de siste linjene er fylt ut som "leveringstjenester", det er ingen andre dokumenter.

Mulige konsekvenser er unnlatelse av å akseptere momsfradrag og inntektsskatteutgifter, anerkjennelse av transaksjonen som fiktiv (imaginær), siden transaksjonens virkelighet (leveransen av materialer, og muligens selve kjøp av materialer) ikke er bekreftet. Et konnossement kreves.

Samlede skjemaer, som ikke er obligatoriske, brukes fortsatt i organisasjoner. Basert på de interne behovene til selskapet, kan slike skjemaer endres for å gjøre dem mer praktiske og egnet for å gjenspeile spesifikke forretningsfakta.

Du kan for eksempel fjerne "utskriftssted"-attributtet og nekte å bruke "for-/bakside"-merkingen.

4. Godkjenning av primære regnskapsdokumenter

Organisasjonen er forpliktet til å godkjenne formene for primære regnskapsdokumenter som brukes i dens regnskapsprinsipper (klausul 4 i PBU 1/2008 "Regnskapsprinsipper for organisasjonen"). Det må huskes at bare en lenke til et av albumene med enhetlige dokumentskjemaer ikke er nok.

Regnskapsprinsippet (i vedlegget til regnskapsprinsippet) skal føre opp spesifikke dokumenter fra albumene med enhetlige skjemaer som selskapet vil bruke, samt en liste over personer som har rett til å signere primærdokumenter (informasjon fra Finansdepartementet fra den russiske føderasjonen nr. PZ-10/2012).

Et eksempel på utformingen av en applikasjon til regnskapsprinsippene finner du i vår artikkel "". Prøver av selvstendig utviklede skjemaer er vedlagt regnskapsprinsippet med forklaringer for utfylling.

Skjemaene kan også godkjennes av andre lokale forskrifter. For eksempel en pålegg om godkjenning av primærdokumenter. En henvisning til et slikt pålegg må finnes i regnskapsprinsippet.

5. Obligatoriske opplysninger om regnskapsdokumenter

Krav til obligatoriske detaljer om primære regnskapsdokumenter etablert av den føderale loven "On Accounting". Det er bare 7 slike detaljer:

1. Tittel på dokumentet,
2. dato for dokumentutarbeidelse,
3. navnet på den økonomiske enheten som kompilerte dokumentet,
4. innholdet i det økonomiske livet,
5. verdien av naturlig og (eller) pengemåling med angivelse av måleenheter,
6. navnene på stillingene til personene som er ansvarlige for transaksjonen,
7. underskrifter av ansvarlige personer med utskrift av signaturen.

Enkelte dokumenter som ikke er primære regnskapsbilag kan brukes som sådan.

Ved reflektering av husleie i utgifter er slike dokumenter leieavtaler og handlinger. I samsvar med artiklene 611 og 622 i den russiske føderasjonens sivilkode, er det i dette tilfellet obligatorisk å utarbeide bilaterale handlinger for aksept og overføring av regnskapsobjekter.

Eksempel 4.

Selskapet leier kontorlokaler. Dokumentene som den månedlige husleien skal beregnes på grunnlag av er leieavtalen og akseptbeviset for den leide eiendommen.

I samsvar med artikkel 753 i den russiske føderasjonens sivilkode, kan ensidige handlinger brukes som primære dokumenter.

6. Utarbeidelse av dokumenter i regnskap

La oss vurdere spesielle tilfeller som ofte oppstår når du utarbeider dokumenter.

Avslag på frimerker

Formålet med forseglingen er å bekrefte signaturen til den ansvarlige personen.

Fra 04.07.2015 er ikke organisasjoner pålagt å ha segl. Informasjon om forseglingen må spesifiseres i selskapets charter (føderal lov nr. 82-FZ av 04.06.2015).

Et segl kreves bare i tilfeller etablert av føderal lov.

• Fullmakt til å representere interessene til en juridisk enhet i retten (artikkel 53 i den russiske føderasjonens sivilprosesskode, artikkel 61 i den russiske føderasjonens voldgiftsprosedyre),
• dokumenter sendt til tollmyndighetene (311-FZ datert 27. november 2010),
• handle på en industriell ulykke (artikkel 230 i den russiske føderasjonens arbeidskode),
• dobbelt lagersertifikat (artikkel 913 i den russiske føderasjonens sivilkode).

Et segl er ikke et obligatorisk krav, men dets tilstedeværelse kan gis i form av det primære dokumentet godkjent av lederen av organisasjonen (brev fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 08/06/2015 nr. 03- 01-10/45390).

Dokumenter på fremmedspråk

Kun dokumenter på russisk godtas for registrering (klausul 9 i ordre fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen nr. 34n).

Det må være en oversettelse til russisk, og en linje-for-linje-oversettelse. Oversettelsen er ikke nødvendig for å være sertifisert (brev fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 20. april 2012 nr. 03-03-06/1/202). Tilfeller hvor notarisert oversettelse er nødvendig, er fastsatt av Haagkonvensjonen av 1961.

Ikke-rubelmålere i primærdokumenter

Det er tillatt å gjenspeile kostnadsdata i regnskapsdokumenter i rubler, valuta og konvensjonelle enheter.

Til sammenligning, i skatteregnskap er kravet om å fylle ut fakturaer for betalinger i rubler kun i rubler etablert av regjeringsdekret nr. 1137 datert 26. desember 2011 (klausul 1 i prosedyren for utfylling av fakturaer).

Elektroniske primærdokumenter

Den føderale loven "On Accounting" tillater utarbeidelse av primærdokumenter både i papir og elektronisk form.

Det elektroniske dokumentet skal inneholde alle obligatoriske detaljer om regnskapsdokumenter og en elektronisk signatur (ES).

Det finnes tre typer elektroniske signaturer: enkel, forbedret ukvalifisert og forbedret kvalifisert. Den russiske føderasjonens finansdepartement anser det som mulig å bruke enhver elektronisk signatur (brev fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 12. september 2016 nr. 03-03-06/2/53176).

7. Fullmakt til å signere primærdokumenter

En ansatt i en organisasjon har rett til å signere når et av dokumentene er utarbeidet:

• ordre på rett til å signere,
• fullmakt til å signere primærdokumenter (artikkel 185 – 189 i den russiske føderasjonens sivilkode).

I motsetning til en pålegg om rett til å signere, kan en fullmakt til å signere primærdokumenter også gis til en borger som ikke er ansatt i organisasjonen.

For underskrift, etter avtale mellom partene, kan en faksimile brukes (artikkel 160 i den russiske føderasjonens sivile lov, avgjørelse av Den russiske føderasjonens høyeste voldgiftsdomstol datert 17. desember 2009 nr. VAS-16259/09).

8. Dokumentflytplan for regnskapsbilag

En dokumentflytplan er en beskrivelse i form av et diagram eller en tabell over prosedyren for å opprette, flytte, behandle og lagre dokumenter. Oversikten kan godkjennes som et vedlegg til regnskapsprinsippet, eller i form av en lokal forskriftslov. I sistnevnte tilfelle må regnskapsprinsippet inneholde en henvisning til en slik handling.

Dokumentflytplanen må inneholde:

• frister for registrering, overføring, behandling og oppbevaring av dokumenter,
• stillinger til personer som er ansvarlige for operasjonene spesifisert i dokumentflytplanen (punkt 5.4, 5.6 i vedlegg fra Finansdepartementet av 29. juli 1983 nr. 105).

9. Journal over primærdokumenter

Å føre en journal over primærdokumenter er mer en regel for rasjonell dokumentflyt, snarere enn regnskap.

For å registrere inngående/utgående dokumenter er en slik journal over primærdokumenter nødvendig. Vi anbefaler deg å føre en slik journal også i tilfelle regnskapsføring utføres uten bruk av regnskapsprogram.

Ved bruk av for eksempel 1C-programmet kan en dokumentlogg genereres og skrives ut når som helst. Dermed vil journalen for regnskapsføring av leverandørdokumenter dannes som "Bilagsregister "Kvittering (akt, faktura)", journal for regnskapsføring av kassebilag som "Register over kassebilag".

I regnskap, i motsetning til skatteregnskap, er det mulig refleksjon av det økonomiske livet i fravær av primærdokumenter, forutsatt at de kommer senere.

I dette tilfellet gjenspeiles det økonomiske livet i regnskapet i estimert verdi. Når et bilag mottas, reverseres ikke tidligere foretatt kontering, men justeres kun til datoen dokumentet ble mottatt.

Denne tilnærmingen er bekreftet i følgende dokumenter:

1. PBU 21/2008
2. Pålegg fra Finansdepartementet av 28. desember 2001 nr. 119n «Retningslinjer for regnskapsføring av varelager» (§ 1, 5. ledd)
3. Avgjørelse fra Høyesterett i Den russiske føderasjonen datert 8. juli 2016 nr. AKPI16-443.

Et unntak fra denne prosedyren er dokumenter om mellomliggende transaksjoner. Formidleren skal utlevere alle dokumenter knyttet til transaksjonen. Hvis en transaksjonsrapport er utarbeidet med feil eller unøyaktigheter, kan hovedmannen reise innsigelse bare innen 30 dager fra datoen for mottak av rapporten (artikkel 999, 1008 i den russiske føderasjonens sivilkode).

10. Retting av regnskapsbilag

Utarbeidelse av dokumenter i regnskap er noen ganger ledsaget av feil og unøyaktigheter. I dette tilfellet vil det være nødvendig med rettelser.

Rettelser er kun forbudt i kontanter og bankdokumenter (for eksempel betalingsoppdrag på papir). Alle andre dokumenter kan endres.

Retting av regnskapsdokumenter utføres som følger:

1. feil oppføring er krysset ut med én linje slik at det som er krysset ut kan leses,
2. riktig verdi er angitt ved siden av,
3. oppføringen "Korrigert" legges inn,
4. datoen for rettelsen og underskriften til personen som har utarbeidet dokumentet, er angitt med en utskrift av hans signatur.

Slike regler er etablert av den føderale loven "On Accounting" nr. 402-FZ (klausul 7 i artikkel 9) og ordre fra Finansdepartementet datert 29. juli 1983 nr. 105.

Det er ikke nødvendig å sette et stempel. Et unntak er rettelser på arbeidsuførhetsattesten, som attesteres med segl.

Rettingen må gjøres av den ansatte som har utarbeidet dokumentet. Hvis dette ikke er mulig, for eksempel slutter personen, så foretas rettingen av den nyansatte eller hans nærmeste leder.

11. Hvordan lagre og ødelegge regnskapsdokumenter

Prosedyren for oppbevaring av dokumenter bestemmes ved ordre fra Kulturdepartementet nr. 558 datert 25. august 2010. Den generelle lagringsperioden for dokumenter i samsvar med artikkel 29 i den føderale loven "On Accounting" er 5 år. Leder er ansvarlig for å organisere oppbevaring av dokumenter.

Mange dokumenter har utvidede oppbevaringsperioder:

Regnskapsdokumenter kan ødelegges hvis lagringsperioden deres er utløpt (klausuler 2.3, 4.11 i ordre fra Russlands kulturdepartement datert 31. mars 2015 nr. 526). Vedtaket om destruksjon fattes av en sakkyndig kommisjon, som kan opprettes årlig eller kan opptre fortløpende.

På bakgrunn av dokumentgransking utarbeides det først forslag om bevilgning til destruksjon av dokumenter som ikke er oppbevaringspliktig, og deretter direkte lov om tildeling til destruksjon av dokumenter som ikke er oppbevaringspliktig. Loven omfatter dokumenter hvis oppbevaringstid er utløpt innen 1. januar i det året loven er utarbeidet.

Handlingen skal godkjennes av lederen.

Du kan ødelegge dokumenter:

1. på egenhånd. I dette tilfellet er det nødvendig å utarbeide en handling om ødeleggelse av dokumenter. En slik handling må angi hvilke dokumenter, i hvilken mengde og på hvilken måte som ble ødelagt,
2. P deretter overført for destruksjon til en spesialisert organisasjon. Samtidig blir det utarbeidet en faktura som angir antall overførte dokumenter og deres vekt (klausul 2.4.7 i Rosarkhiv-reglene, godkjent av Rosarkhiv-styrets vedtak av 02/06/2002). I dette tilfellet er handlingen om ødeleggelse av dokumenter utarbeidet av en spesialisert organisasjon.

12. Ansvar for oppbevaring av primærdokumenter

Straffer for å jobbe med primærdokumenter er fastsatt av artikkel 15.11 i koden for administrative lovbrudd i Den russiske føderasjonen.

Det gis sanksjoner for grovt brudd på regnskapskrav, herunder regnskapsmessig (økonomisk) rapportering.

En av grove regnskapsbrudd er:

"den økonomiske enheten mangler primære regnskapsdokumenter, og (eller) regnskapsregistre, og (eller) regnskapsmessige (finansielle) regnskaper, og (eller) en revisors beretning om regnskapet (finansiell) (hvis revisjonen av regnskapet (finansiell) erklæringer) rapportering er obligatorisk) innen de fastsatte lagringsperiodene for slike dokumenter."

Bøtebeløp:

1. for tjenestemenn i mengden fem tusen til ti tusen rubler,
2. for gjentatt provisjon - på tjenestemenn i mengden ti tusen til tjue tusen rubler eller diskvalifikasjon for en periode på ett til to år.

Samtidig er det nødvendig å ta hensyn til det faktum at ved kontroll vil fraværet av primærdokumenter også forstås som tilfellet når det er dokumenter, et tilstrekkelig antall av dem, men de er utarbeidet i skjemaer som er ikke godkjent.

Skatteplikt Den russiske føderasjonens skattekode fastsetter også for unnlatelse av å sikre sikkerheten til primærdokumenter (artikkel 120):

1. I løpet av en rapporteringsperiode - opptil 10 tusen rubler,
2. For mer enn en skatteperiode - opptil 30 tusen rubler,
3. Hvis skattegrunnlaget er undervurdert - 200% av beløpet for den ubetalte skatten (bidrag), men ikke mindre enn 40 tusen rubler.

Hvis du fortsatt har spørsmål om utarbeidelse av primærdokumenter i regnskap, spør dem i kommentarene nedenfor.

Utarbeidelse av dokumenter i regnskap: det viktigste

Aktivitetene til regnskapsavdelingen er en integrert del av virksomhetens funksjon; det innebærer at ansatte utfører en rekke handlinger – fra beregninger til registrering og vedlikehold av primærdokumentasjon. Graden av ansvaret til selskapet eller dets nærmeste leder for feil som er gjort, varierer også sterkt: hvis de er relatert til rene interne problemer, er det ikke nødvendig å snakke om en bot; hvis vi snakker om betalingsdokumenter på grunnlag av hvilke skatter senere betales, kan overtrederen ikke bare møte en pengestraff, men også fengsel. Derfor er et godt organisert arbeid med primærsektoren et av de prioriterte arbeidsområdene for en juridisk enhet.

Begrepet "primær dokumentasjon", i motsetning til eller lignende, brukes utelukkende i regnskap, som, når det er nødvendig å løse organisatoriske problemer i fellesskap, forårsaker vanskeligheter for representanter for andre avdelinger i bedriften. Nedenfor vil vi beskrive hva hoveddokumentet er som helhet, og også gi en veiledende liste over dokumentene som er inkludert i det.

Hva er primærdokumentasjon i regnskap?

Merkelig nok gir den viktigste reguleringsloven som brukes til å organisere arbeidet til regnskapsavdelingen, den føderale loven "On Accounting" nr. 402-FZ, vedtatt 6. desember 2011 og inneholder endringer datert 29. juli 2018, ikke en entydig definisjon av denne setningen. I henhold til paragraf 1 i artikkel 9 i denne loven kan alle korrekt utførte og offisielt sertifiserte papirer som gjenspeiler en eller annen episode av et foretaks økonomiske liv, klassifiseres som primærdokumentasjon.

Slike episoder inkluderer mottak av midler i bytte for produkter levert av selskapet, tjenester som tilbys eller utført arbeid, eller omvendt overføring av penger for kjøp av lagervarer. På forespørsel fra lederen av foretaket (klausul 4 i samme artikkel), kan listen over primære regnskapsdokumenter også inneholde informasjon om gjensidige oppgjør som ikke er relatert til finansielle transaksjoner.

Viktig: Hovedkriteriet for primær dokumentasjon i regnskap er eksistensen av overføring av midler fra en person (ansatt, individuell gründer, selskap) til en annen. Dermed vil ikke primærposter under noen forutsetninger være med på listen, men en kontantkvittering eller utgiftsordre vil være greit.

MEDlagringstid for primærdokumenter i regnskap - minst fem år fra registreringsåret. Som praksis viser, ber ofte representanter for Federal Tax Service om en primærrapport i løpet av det første året eller tre; I fremtiden kan papirene overføres til arkivet for lagring, og etter at den angitte perioden er utløpt, kan de ødelegges i samsvar med bedriftens interne forskrifter og kravene i nasjonal lovgivning.

Men siden det i russisk byråkratisk praksis vanligvis er vanskeligere å disponere dokumenter enn å fortsette å lagre dem, kan primærdokumenter som er blitt unødvendige ligge igjen i arkivet så lenge det er nok plass; Ingen straffer for dette er gitt verken av den spesifiserte føderale loven nr. 402-FZ eller andre forskrifter.

I tillegg kan vedlikehold av primærdokumentasjon overlates til enten en eller flere ansatte i bedriften, avhengig av deres kvalifikasjoner og antall ansatte. Hvis saken gjelder en individuell entreprenør som ikke har relevante spesialister under sin kommando, har han rett til, etter eget valg, enten å utarbeide dokumentene selv eller involvere tredjepartsselskaper som leverer slike tjenester.

Liste over primære regnskapsdokumenter

I den siste utgaven av føderal lov nr. 402-FZ (mer presist, i paragraf 4 i artikkel 9 i dokumentet), blir retten til å bestemme hvilken dokumentasjon som er primær overført til lederen (generaldirektør, direktør) i foretaket. I samsvar med etablert praksis signerer han listen som allerede er utarbeidet av regnskapssjefen, selv om han kan påta seg arbeidet (fra å analysere aktiviteter til å summere resultater) helt på seg selv.

Følgelig er det ikke nødvendig å snakke om en enkelt liste over primærdokumenter; Vi kan bare nevne papirene som oftest er inkludert i denne listen:

1. Avtale. Det mest kontroversielle punktet når det gjelder dokumenteierskap: ganske ofte lagres kontrakter ikke i regnskapsavdelingen, men i den juridiske avdelingen eller til og med i personalavdelingen. På den annen side er det signeringen av en kontrakt som blir det første skrittet mot et nytt faktum i bedriftens økonomiske liv, derfor klassifiserer mange ledere ved sine ordre kontrakter om kjøp og salg, levering av tjenester, utførelse av arbeid, leasing og andre direkte relatert til bevegelse av kontantstrømmer som primær. I hovedsak inneholder en tilstrekkelig utarbeidet kontrakt alle funksjonene til et primærdokument oppført i paragraf 2 i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ - noe som betyr at det ikke er noen åpenbar brudd i dette tilfellet.
2. Kryss av. Basert på den foreslåtte fakturaen overfører kjøperen (forbrukeren), før eller etter mottak av varene eller tjenestene, midler til selgeren (leverandøren). Aksept av en faktura kan anses som en faktisk avtale om å betale den. I tillegg kan dette primære dokumentet inneholde (eller duplisere i samsvar med kontrakten) betingelsene for levering av inventar eller arbeid, samt metoder for oppgjør med selgeren og til og med prosedyren for å returnere midler i tilfelle svikt i en eller begge parter i transaksjonen for å oppfylle sine forpliktelser. .
3. Pakkeliste. Dette dokumentet, som alltid er inkludert i det primære dokumentet, inneholder en fullstendig liste over frigitte eller overførte lagervarer: både ferdige produkter og individuelle elementer eller råvarer. Antallet eksemplarer av fraktbrevet er ikke regulert: det må svare til antall parter i transaksjonen. Og selvfølgelig må hver kopi bekreftes med signaturer fra alle motparter; segl eller stempler er ikke nødvendig i dette tilfellet.
4. Akseptattest. Et primærdokument utarbeidet basert på resultatene av levering av tjenester, arbeid eller levering av varelager. Signert av representanter for begge motparter; hvis en av dem (vanligvis den mottakende parten) nekter å signere, kan papiret sertifiseres ensidig (sikkert i nærvær av observatører). Akseptattesten kan også inneholde tilleggskommentarer, presiseringer eller presiseringer som partene har lagt inn i den tilsvarende tabellen. Bruk av segl eller stempler fra organisasjoner for sertifisering er valgfritt. En variant av dette dokumentet, også inkludert i det primære dokumentet, er handlingen med aksept og overføring av anleggsmidler (OS-1), som gjenspeiler bevegelsen til foretakets hovedaktiva.
5. Lønnslipp. Den gir data om lønnen til alle innleide arbeidere i selskapet, inkludert insentiver og kompensasjonsbetalinger: bonuser, tilleggsbetalinger og så videre. Dette primære dokumentet er sertifisert av underskriftene til hovedregnskapsføreren og lederen av foretaket; også, i motsetning til de to punktene som er oppført ovenfor, for å bekrefte den juridiske gyldigheten av uttalelsen, er det påført et "levende" avtrykk av organisasjonens segl eller stempel.
6. Kontantdokumenter. Disse inkluderer innkommende og utgående bestillinger og en kassebok. Det er fra deres innhold at man kan få det mest komplette bildet av bevegelsen av finansstrømmer. KO-1, KO-2 og KO-4 inneholder informasjon om hvert enkelt faktum i det økonomiske livet - derfor vil autoriserte personer først og fremst fokusere på dem ved kontroll. Ytterligere kassedokumenter brukt med noe mindre intensitet (kasseordreregister KO-3 og kontantstrømregnskapsbok KO-5) hører også til primærdokumentasjonen og er utarbeidet og oppbevart etter de alminnelige regler.

Oftest er det primære dokumentet organisert på kronologisk basis - fra det første transaksjonsdokumentet til det siste; Andre alternativer er også mulige - med tilbehør, kombinert, etc.

Hvordan utarbeides primærdokumentasjon i regnskapet?

De nødvendige komponentene i ethvert primærdokument er:

• tittel i samsvar med den etablerte enhetlige formen;
• dato for signering (papiret kan tegnes og skrives ut når som helst);
• fullt offisielt navn på organisasjonen eller bedriften (du kan legge til et forkortet);
• beskrivelse og forklaring av en episode med bevegelse av midler, eller et faktum av økonomisk aktivitet;
• kostnaden for transaksjonen i fysiske (på den ene siden) og monetære (på den andre) termer med en uunnværlig indikasjon på måleenheter;
• navn i samsvar med bedriftens interne forskrifter eller statlige standarder for posisjoner til personer som er ansvarlige for å inngå en avtale og fullføre en transaksjon;
• underskrifter med utskrifter av representanter for partene i transaksjonen som deltok i inngåelsen av avtalen.

Som det følger av paragraf 5 i samme artikkel, kan primærdokumentasjon i regnskap i dag utarbeides både på papir og elektronisk form; i sistnevnte tilfelle sertifiseres den ved bruk av kvalifiserte elektroniske digitale signaturer fra partene og sendes til motparter på et hvilket som helst passende medium eller sendes via e-post.

De fleste primærdokumenter utstedes på grunnlag av enhetlige skjemaer som ikke kan endres; Unntak inkluderer kontrakter, aksept- og overføringshandlinger og en rekke andre papirer, der utviklingen av formen og strukturen utføres direkte av forretningsenheten.

Noen tips for å utarbeide primærdokumentasjon:

1. Det er tillatt å legge inn på skjemaet for hånd ved hjelp av kule- og gelpenner med blå eller svart pasta; For å gjøre korrigeringer brukes rødt blekk. For å fylle ut primærdokumentasjon i elektronisk form, er det tillatt å bruke enhver elektronisk datamaskin som er egnet fra et teknologisk synspunkt.
2. Hvert av hoveddokumentene som er inkludert i listen må fylles ut i tide. Å fylle ut og signere papirer med tilbakevirkende kraft med gjensidig samtykke fra partene er fullt mulig, men å informere reguleringsmyndighetene om dette er sterkt ikke anbefalt.
3. Hvis prosedyren for å legge inn data i skjemaet innebærer å duplisere numerisk informasjon (for eksempel betalingsbeløpet) skriftlig, kan verken den ene eller den andre komponenten neglisjeres, ellers kan dokumentet bli erklært ugyldig.
4. Når du utarbeider et primært rapporteringsdokument, kan du ikke legge igjen tomme felt. Hvis det ikke er noe å skrive inn i dem, bør du bruke en bindestrek, eller enda bedre, et universelt tegn, som er en latinsk bokstav Z med dobbelt kryss.

Viktig: Det er ikke tillatt å bruke korrigeringsstrimler, væske, barberhøvel for å rette feil, eller bare krysse ut feil innlagte data før det er umulig å lese det i primærdokumentasjonen i regnskapsavdelingen. Avhengig av situasjonen kan du bruke konturkorreksjoner som utfyller hovedteksten til oppføringen og reverseringen. I det første tilfellet er den feilaktige informasjonen krysset ut med en tynn linje, en post lages på toppen av den, som gjenspeiler den virkelige tilstanden, og på siden av siden er det inskripsjonen "Den korrigerte (kan være) klarert», ledsaget av signaturen til den ansvarlige personen og organisasjonens segl eller stempel. I den andre er eksisterende informasjon supplert med ny informasjon som er nødvendig for å få et helhetlig bilde av transaksjonen. I den tredje, spesielt ofte brukt når overdreven informasjon er funnet i primærkilden, dupliseres data som ikke samsvarer med virkeligheten i rød lim, og de riktige er gitt ved siden av dem, noe som allerede er normalt. En bekreftelsessignatur kreves også i dette tilfellet.

Primærdokumentet skal, i likhet med andre dokumenter, være klart, leselig og vakkert. Dette vil hjelpe i fremtiden, hvis det oppstår kontroversielle situasjoner, å raskt fastslå sannheten, bevise saken din i rettssaker eller overvåke arbeidet til autoriserte personer. Og et ekstra insentiv for samvittighetsfull og rettidig utgivelse av dokumentasjon vil være klausul 3 i artikkel 327 i straffeloven i Russland, ifølge hvilken bruk av forfalskede papirer straffes med en bot på opptil 80 tusen rubler eller opptil seks måneder av gjerningsmannens inntekt, arrest i inntil seks måneder, tvangs- eller kriminalomsorg i henholdsvis inntil 480 timer og 24 måneder.

Å bevise din uskyld eller fravær av en forbrytelse er vanskelig og tar mye mer tid og nerver enn høykvalitets utarbeidelse av primærdokumentasjon.

La oss oppsummere det

Primære dokumenter inkluderer dokumenter som gjenspeiler episoder av den økonomiske aktiviteten til en bedrift eller organisasjon. Registreringen deres utføres av ansatte i regnskapsavdelingen, og hvis det ikke er noen, av gründeren selv eller selskaper som tilbyr lignende tjenester. En fullstendig liste over primærdokumentasjon som brukes i selskapets virksomhet godkjennes av direktøren, og er vanligvis utarbeidet av regnskapssjefen.

Vanligvis inkluderer primærdokumenter kontrakter, kontoer, aksept- og overføringshandlinger, inkludert anleggsmidler, kontantdokumenter og andre papirer. De må inkludere blokkene som er oppført i paragraf 2 i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ. Rettelser i dokumenter er tillatt på strengt definerte måter: reversering, kontur eller supplerende inskripsjoner.

All primær dokumentasjon er bekreftelse på selskapets økonomiske aktiviteter. Disse regnskapsdokumentene vil først og fremst kreves av tilsynsmyndigheter under inspeksjon. Det stilles derfor økte krav til vedlikehold og oppbevaring av slike papirer.

Primærdokumentasjon, eller som virtuose regnskapsførere kaller det, primærdokumentasjon, er bevis på selskapets økonomiske forhold. Dessuten kan disse papirene, som har rettskraft, enten hjelpe selskapet i kontroversielle spørsmål eller snu det opp. Disse dokumentene er: kontrakt, faktura, betalingsdokumenter, følgeseddel, faktura, salgskvittering og andre.

Formene for primærdokumenter er enhetlige. Om nødvendig legges ytterligere linjer til i skjemaet, men samtidig opprettholder de viktigste. Dette er angitt i forskriften om regnskap og regnskap i den russiske føderasjonen (ordre fra det russiske finansdepartementet datert 29. juli 1998 nr. 34 n (som endret 26. mars 2007 nr. 26 n). Unntaket er skjemaer for å utføre kontanttransaksjoner (Dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 24. mars 1999 nr. 20).

Alle endringer og tillegg som gjøres i standardskjemaet godkjennes etter ordre fra selskapets leder.

Organisasjonen utvikler selvstendig former for primærdokumenter hvis det nødvendige skjemaet ikke er tilgjengelig i katalogen over enhetlige skjemaer. Obligatorisk betingelse: Slike skjemaer må inneholde nødvendige opplysninger.

1. Hva er navnet på dokumentet?
2. Når den er kompilert.
3. Informasjon om organisasjonen som lager dokumentet.
4. Angi hva en spesifikk forretningstransaksjon inkluderer for dette dokumentet, kostnadene for transaksjonen (penge eller naturalier).
5. Liste over personer som er ansvarlige for å utarbeide dokumentet med obligatorisk underskrift.

Ovennevnte detaljer er nevnt i den føderale loven "On Accounting".

Alle primærdokumenter skal sendes til regnskapsavdelingen i tide. Overholdelse av kronologien for å legge inn informasjon er en av hovedbetingelsene for riktig regnskap.

For praktisk regnskap er alle primærposter klassifisert i grupper - tabell:

Og en annen vellykket oppfinnelse av regnskapstjenesten er dokumentflytplanen. Vennligst merk: formen til tidsplanen må gjenspeiles i regnskapsprinsippene til organisasjonen.

Dokumentflytplan

De tilsvarende radene og kolonnene gjenspeiler dataene om bevegelsene til rapporteringsdokumenter. Et stort pluss med denne planen er at alle utstedte dokumenter er under kontroll. Det viktigste er ikke å glemme å gjøre de riktige oppføringene.

Fyll ut i henhold til reglene

La oss starte med at primærdataene som sendes til regnskapsavdelingen må kontrolleres. Hva du bør sjekke:

1. Mengde fylling (alle nødvendige linjer og seksjoner er fylt ut).
2. Riktighet av utfylling (de angitte data må samsvare med innreisestedet, motsetninger i dataene er uakseptable).
3. Pålitelighet av informasjon (kontrollere matematiske operasjoner, avstemming med medfølgende dokumenter).

Det verifiserte dokumentet skal føres inn i regnskapsregistrene.

Råd: For å unngå feilen med gjentatte gjenspeiling av et dokument i regnskapet, bør du gjøre følgende. Baksiden av skjemaet viser dato og registreringsnummer i registeret.

Slik fyller du ut primære regnskapsdokumenter i 2017

• Alle posteringer som gjøres i primære regnskapsdokumenter skal ha lang holdbarhet.
• Det er tillatt å bruke papirdokumenter sammen med elektroniske, som må signeres med digital signatur (Federal Law 402-FZ av 6. desember 2011).
• Bruk av segl er obligatorisk på de dokumentene der det er plass til det.

Fra 04/07/2015 fikk aksjeselskaper og aksjeselskaper rett til å operere uten et rundt segl (føderal lov 82-FZ av 04/06/2015). Sjekk hva som står i charteret om bruk av seglet. Hvis selskapet fortsetter å bruke seglet, er det ikke nødvendig med endringer i charteret. Fristen for å foreta slike endringer i selskapets charter er ikke fastsatt ved lov. Men du bør ikke utsette endringer for ikke å introdusere mange motsetninger i økonomiske dokumenter.

• Sammenligning av økonomiske og naturlige indikatorer. Det er ikke nødvendig å indikere begge på en gang, en er nok (Federal Law 402-FZ). Det hender at det er mer praktisk å indikere en indikator (for eksempel når du flytter materialer i et selskap, brukes en naturlig indikator). I sertifikatet for tjenesteaksept er det mer praktisk å angi kun kostnadsinformasjon, men for å unngå misforståelser er tjenestetypene oppført i tillegg.
• Signatur fra ansvarlig person. Loven i den russiske føderasjonen sier ikke noe om faksimilesignaturer på primærdokumenter. Brevet fra den russiske føderasjonens føderale skattetjeneste nr. 3–1.11.469 datert 23. september 2008 tar for seg skattetjenestens stilling angående fakser på dokumenter.
• Valutaen som dokumentet er utarbeidet i. Den viktigste monetære enheten er rubelen. Selv når vilkårene i kontrakten snakker om konvensjonelle enheter. Fordi alle transaksjoner i regnskap er verdsatt i rubler (Federal Law 402-FZ datert 6. desember 2011). Ingen forbyr å legge til flere kolonner som angir beløp i utenlandsk valuta, men en kolonne som angir beløpet i rubler må være til stede. Ellers risikerer man fradrag for utgifter og momsfradrag.

Liste over primærdokumenter

Avtale

Begrepet "avtale" er regulert av art. 420 Civil Code of the Russian Federation. En kontrakt er en avtale om fremkomst (endring) eller oppsigelse av rettigheter og plikter mellom partene. Hver part er forpliktet til å lese vilkårene i avtalen nøye. Etter avtale påføres hver parts signatur og segl. Kontrakten som et primærdokument har full rettskraft; hver part må ha en signert kopi. Alle punkter gitt i innholdet skal oppfylles av avtalepartene i samsvar med deres forpliktelser. Tvister løses enten fredelig eller gjennom rettslige prosedyrer.

Og ett øyeblikk. Ikke for alle situasjoner er inngåelsen av en avtale en anerkjennelse av gjensidige rettigheter og plikter. En kvittering mottatt ved kjøp av et produkt eller en tjeneste regnes som samme kontrakt.

Kryss av

En faktura for betaling mottatt fra selgeren av et produkt eller en tjeneste regnes som et primært regnskapsdokument. Basert på beløpet som er angitt på fakturaen, foretar kjøper betaling. I betalingsdokumenter er det ønskelig med en lenke til dette dokumentet (for eksempel inneholder betalingsdokumentet uttrykket «betaling på faktura nr. 35/7 datert 31. januar 2017»). Det kan være situasjoner hvor det vil være vanskelig å bevise at betalingen er gjort spesifikt for en bestemt faktura.

For kjøper av en vare (tjeneste) er den innsendte fakturaen en slags garanti for at selger ikke endrer fastpris innen en spesifisert periode (1–5 dager). Gyldighetsperioden for fakturaen for betaling er spesifisert av selger. Kjøper foretar betaling innen angitt frist.

En faktura for betaling

Hvis betaling ikke er mulig av en rekke årsaker (for eksempel problemer med regnskapsdatanettverket, økonomiske problemer), er det lurt å varsle selgeren om den nåværende situasjonen, helst på forhånd. Det er mulig at fakturadatoen endres, men kjøpsvilkårene forblir de samme.

Betalingsdokumenter

Denne typen regnskapsdokumenter inkluderer: sjekker for betaling (vare, kontanter), betalingsoppdrag, betalingsforespørsler.

Ved kjøp av varer (tjenester) for kontanter fra organisasjonens kasseapparat, bør du definitivt beholde kassekvitteringen og overføre den til regnskapsavdelingen.

Kvittering

Dersom det ikke fremgår av kvitteringen hva som skjer i kontanter, må det vedlegges en salgskvittering til kassakvitteringen. Den inneholder en beholdning av de kjøpte varene (tjenestene), som indikerer i hvilken mengde og til hvilken pris betalingen ble utført. Salgskvitteringen er påført selgers segl og underskrift til den som er ansvarlig for salg av varer (tjenester).

En salgskvittering uten en kontantkvittering anerkjennes som et primærdokument, siden en individuell gründer har rett til å jobbe uten et kassaapparat (med den obligatoriske betingelsen om å utstede en salgskvittering).

Salgskvittering utstedt av en individuell gründer uten bruk av kassaapparat

Dette er spesifisert i den russiske føderasjonsloven 54-FZ "Om bruk av kasseutstyr ved kontantbetalinger og betalinger med betalingskort" (relevant i 2017).

Ved betaling for varer (tjenester) mellom juridiske personer gjennom en brukskonto utstedes et konnossement.

Pakkeliste

Hver part er utarbeidet i henhold til utvalget (underskrift av ansvarlige personer og segl kreves). Beløpene som er angitt på følgeseddelen og på fakturaen må stemme overens. I noen tilfeller er det praktisk å bruke en faksimilesignatur; dette faktum bør definitivt oppgis i kontrakten for levering av varer (tjenester).

Ved betaling av faktura for et produkt (tjeneste) gjennom en brukskonto, utstedes en betalingsordre.

Betalingsordre

Dette er et enhetlig dokumentskjema, som oftest fylles ut på datateknologi. Betalingen forberedt for betaling kan sendes til banken på papir, eller ved å bruke det spesielle bankprogrammet "Clint-Bank" (som er mye raskere). Før du sender må du sjekke alle detaljene til betalingsmottakeren for å unngå misforståelser, spesielt hvis du jobber med en motpart for første gang. Fyll nøye ut informasjonen om hva du betaler for. En detaljert beskrivelse, med obligatorisk angivelse av kontodetaljer (dato, nummer), vil være nyttig.

En betalingsanmodning er et primærdokument der kreditor krever at debitor tilbakebetaler gjelden gjennom banken.

Betalings forespørsel

Det er et krav uten aksept: i dette tilfellet debiteres pengene automatisk fra debitors konto. Et akseptkrav innebærer tilstedeværelsen av aksept fra skyldneren. Avtalen kan imidlertid fastsette vilkårene for tilbakeføring av den resulterende gjelden; i dette tilfellet utføres tilbakeføringen av gjelden gjennom banken uten aksept.

Fakturaskjemaet benyttes i tilfeller der det er registrert mva.

Faktura

De er forberedt på fakturaer og handlinger. Betaling av forskudd under en kontrakt er også en begrunnelse for å utstede en faktura. Mva trekkes på grunnlag av fakturaer og fakturaer. Det er verdt å nevne at alle momsbetalere er pålagt å utstede fakturaer. Det er mye mer praktisk å fylle ut skjemaer ved hjelp av automatiserte programmer.

Gjør endringer

Det er strengt forbudt å gjøre endringer i kontanter og bankdokumenter (artikkel 9 i den russiske føderasjonens føderale lov "Om regnskap").

Endringer i andre primærdokumenter er tillatt, men forutsatt at alle deltakere i forretningstransaksjonen er klar over endringene som gjøres. Bevissthet om endringene blant deltakerne bekreftes av deres signaturer som angir datoen for endringene.

Rettelsen gjøres som følger: feil oppføring i dokumentet er nøye krysset over med en tynn linje. Samtidig er det som er krysset ut tydelig lesbart. Riktig oppføring legges inn over eller ved siden av rettelsen. Ved siden av den overkryssede linjen, eller der det er nok ledig plass, er inskripsjonen "Tro det korrigerte" skrevet. Fullt navn må oppgis. personen som gjorde endringene, dato og signatur.

Hvor mange år bør regnskapsdokumenter oppbevares?

Oppbevaring

Det optimale stedet å lagre primærmaterialer er i arkivet. Det er viktig å forberede dokumenter riktig for arkivering i arkivet:

• Sortering i kronologisk rekkefølge.
• Utstyr etter type.
• Innbinding og arkivering av dokumenter i mapper.
• Utarbeidelse av medfølgende sertifikat.

Det er viktig å ivareta regnskapsregistrenes sikkerhet mot uautoriserte rettelser. Retting av feil kan kun gjøres på offisiell måte, med underskrift fra den som har gjort endringen. Til din orientering er det i registrene at opplysninger om primærdokumenter akseptert for regnskap akkumuleres.

Det er også en forretningshemmelighet her: Innholdet i registrene er nettopp det. Avsløring av informasjon om innholdet er straffbart etter russisk lov.

Lagringsvarighet

Den russiske føderasjonens føderale lov "Om regnskap" (artikkel 17), samt arkivlovgivning (ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartementet datert 25. august 2010 nr. 558) gir lagringsperioden for selskapsdokumenter. For primære regnskapsdokumenter er denne perioden minst 5 år.

Oppbevaringsperioden begynner å telle fra 1. januar året etter det året dokumentet ble lagt i arkivet.

Hvis en organisasjon bryter lagringsperioden for primærmaterialer, har inspeksjonsmyndighetene rett til å ilegge straff (artikkel 120 i den russiske føderasjonens skattekode). Boten varierer fra 10 tusen til 40 tusen rubler, avhengig av graden av brudd.

For øvrig vil kun dokumenter som er tre år gamle være aktuelle for skattemyndighetenes kontroll. For fravær av en primær rapport fra en eldre periode, har inspektører ikke rett til bøter i henhold til artikkel 120 i den russiske føderasjonens skattekode.

Selskapets regnskapstjeneste er ikke bare forpliktet til å føre forsvarlig journal over primærdokumenter, men også å ivareta deres sikkerhet. Bare i dette tilfellet vil påstandene fra skattemyndighetene vise seg å være grunnløse.